Optimisation des processus administratifs

Décrire le système d'information de ton entité et ses composants logiciels, matériels et réseau, organiser et paramétrer ton poste de travail numérique, et assister tes collègues dans l'usage des outils, en sachant ce qui relève de toi et ce qui relève de la DSI.

Accueillir, écouter, filtrer et orienter tes interlocuteurs sur tous les canaux, puis choisir et rédiger l'écrit professionnel ou le message électronique adapté à chaque situation, dans le respect de la netiquette et des règles de l'entité.

Concevoir, structurer, standardiser, personnaliser, protéger et faire évoluer des documents professionnels et multimédias accessibles, conformes à la charte de l'entité et respectueux des droits d'auteur, avec les outils de production adaptés.

Suivre une vente de la demande de devis au règlement avec un outil de GRC, servir les usagers internes et externes, puis concevoir, administrer, dépouiller et exploiter une enquête dans le respect du RGPD.

Planifier, répartir, coordonner, suivre et évaluer les activités d'un service en gérant ton temps et tes priorités, les agendas partagés et les flux de travaux, puis organiser un déplacement professionnel de la demande au remboursement des frais.

Animer un collectif de travail, choisir, administrer et faire vivre un espace collaboratif, un intranet et un réseau social d'entreprise, publier avec un CMS, contribuer à la présence de l'entité sur les médias sociaux et diffuser une communication écrite ou multimédia, dans le respect d'une charte d'usage et du droit.

Organiser, nommer, numériser, indexer, conserver et archiver les documents d'un service, papier et numériques, dans une GED, en appliquant les durées légales de conservation et les règles de la facture électronique.

Appliquer et faire appliquer dans ton service les règles de sécurité du système d'information (réflexes face à l'hameçonnage, droits d'accès, sauvegardes, charte) et les règles de droit de l'information (données personnelles, image, propriété intellectuelle, secret des affaires, libertés des salariés), en sachant alerter et proposer des améliorations au responsable de la sécurité.

Identifier, caractériser et représenter un processus administratif (logigramme, BPMN simplifié), en établir le diagnostic chiffré, proposer et faire choisir des solutions, bâtir un plan d'action, formaliser et diffuser la procédure qui en découle, et contribuer à une démarche qualité et au suivi d'une certification ISO 9001.

Interroger une base de données relationnelle par des requêtes (sélection, projection, tri, jointure, regroupement), traiter des données au tableur (RECHERCHEX, SI, NB.SI.ENS, SOMME.SI.ENS, fonctions statistiques, filtres, sous-totaux, tableau croisé dynamique, graphiques, simulation) et construire un tableau de bord d'indicateurs qui éclaire une décision.

Construire le budget prévisionnel des fournitures d'un service, suivre un budget de fonctionnement (réalisé, engagé, écarts, tableau de bord), donner l'alerte, calculer le coût d'une activité et le seuil de rentabilité d'une activité payante, puis rendre compte dans une note d'étude.

Conduire les achats courants d'un service de façon responsable, de l'expression du besoin au contrôle de la facture, en comparant les offres par leur coût global et une grille multicritère, en suivant les contrats, en préparant et en menant une négociation avec un fournisseur, en gérant un stock de fournitures et en organisant le tri et le recyclage des déchets selon la loi.