Suivre un budget et des coûts

1. Le budget de fonctionnement d’un service

Un service administratif ne vend rien, mais il dépense. Son budget de fonctionnement fixe ce qu’il peut dépenser, et l’assistant le suit souvent au jour le jour. Ce chapitre t’apprend à le construire, à le suivre, à alerter à temps et à chiffrer ce que coûtent les activités.

Chez Altimane, bureau d’études qui conçoit et entretient des unités compactes de traitement de l’eau (siège à Olivet, filiale à Cork), les services généraux du siège disposent en 2026 d’un budget de fonctionnement de 255 000 € HT, voté en décembre 2025. Il est piloté par Ophélie Verneuil, office manager, sous l’autorité d’Aurélien Lemarié, directeur administratif et financier (DAF).

Le 5 octobre 2026, Aurélien Lemarié envoie un courriel à Ophélie : « Merci de me transmettre le suivi de votre budget au 30 septembre, avec votre prévision de fin d’année. Et j’attends votre proposition de budget 2027 pour les fournitures avant le 15 novembre. » Ophélie confie les deux travaux à Salomé, apprentie en BTS SAM : « Tu as les factures dans le PGI et les bons de commande dans le dossier “Budget de fonctionnement”. Montre-moi d’abord les écarts. »