Gérer les documents de l'entité

1. Le document, une ressource à gérer

Une entreprise produit et reçoit chaque jour des centaines de documents : contrats, factures, comptes rendus, plans, courriels. Mal rangés, ils se perdent, se dédoublent ou disparaissent trop tôt ; bien gérés, ils se retrouvent en quelques secondes et prouvent ce qu’il faut prouver.

Altimane conçoit et installe des unités compactes de traitement de l’eau. Son siège est à Olivet (Loiret, 318 salariés en France fin 2025) et sa filiale Altimane Ireland est à Cork. En janvier 2028, les trois bâtiments du siège seront regroupés dans un bâtiment neuf à Saint-Cyr-en-Val (projet « Cap 2028 »). Ophélie Verneuil, office manager, pilote le projet ; Salomé, apprentie en BTS SAM, la seconde.

En septembre 2026, Salomé fait l’inventaire du local d’archives du siège : 412 mètres linéaires de boîtes, dont personne ne sait vraiment ce qu’elles contiennent. Le futur bâtiment ne prévoit qu’un local de 180 mètres linéaires. Sur le partage réseau des services généraux, ce n’est pas mieux : 18 400 fichiers répartis dans 2 100 dossiers, jusqu’à 11 niveaux de sous-dossiers, des noms comme « Contrat nettoyage DEF v3 final (2).docx ». Ophélie lui confie une mission : remettre de l’ordre dans les documents des services généraux avant le déménagement, sans rien détruire qui doive être gardé.