Classer et archiver les documents

1. Pourquoi classer et archiver

Une PME produit et reçoit chaque jour des devis, des contrats, des factures, des rapports d’intervention, des bulletins de paie. Si personne ne sait où ils sont, ni combien de temps les garder, l’entreprise perd du temps, prend des risques en cas de contrôle ou de litige et garde des données qu’elle devrait détruire. Le référentiel confie à l’assistant de gestion le classement et l’archivage, « selon les procédures et les obligations légales ».

Le lundi 4 janvier 2027, Olivier Corlay lance le projet de certification ISO 9001 (chapitre B2-09). La norme demande de maîtriser les informations documentées : savoir où sont les procédures, lesquelles sont en vigueur, qui les modifie. Céline Marcoux pose la question qui fâche : « Est-ce qu’on sait seulement où sont nos documents ? » Elle confie à Louna Rolland un diagnostic, du 4 au 8 janvier.

Louna regarde trois endroits : les dossiers partagés du serveur, le local d’archives papier et la façon dont l’équipe retrouve un document.