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B4 · chapitre 1 Chapitre offert

Le système d'information de la PME

Ce que tu sauras faire : Décrire le système d'information d'une PME (ressources, localisation, rôles), évaluer les besoins d'information et repérer les dysfonctionnements, représenter les flux et les processus, organiser les habilitations et les services de sécurité, puis participer à l'évolution du SI en interface avec l'entreprise de services numériques et l'éditeur.

1 h 50 de cours 10 exercices corrigés 10 questions de quiz
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Cherche d’abord au brouillon, puis ouvre le corrigé. Les exercices vont du plus simple au plus exigeant : les points indiquent leur difficulté. Compare ta démarche, pas seulement ton résultat.

Sauf mention contraire, les situations se passent chez Corlay Équipement (Saran, 11 salariés et une apprentie). Utilise uniquement les données des énoncés et du cours ; signale toute hypothèse.

Exercice 1

Classer les ressources d’un SI

Application

La Menuiserie Dorvault (Tours, 9 salariés) fabrique et pose des agencements sur mesure. Sa gérante, Mme Agnès Dorvault, a noté pêle-mêle ce qui sert à traiter l’information dans l’entreprise :

  1. le logiciel de devis et de facturation, installé sur l’ordinateur du bureau ;

  2. le classeur rouge des commandes en cours, posé dans l’atelier ;

  3. la règle « tout devis de plus de 8 000 € HT est relu par la gérante » ;

  4. le fichier des 450 clients et prospects ;

  5. le prestataire informatique de Blois qui intervient sur appel ;

  6. la messagerie hébergée par un fournisseur d’accès à internet ;

  7. les deux tablettes des poseurs, qui restent dans les camionnettes ;

  8. le comptable salarié à mi-temps ;

  9. le disque dur externe sur lequel la gérante copie les données le vendredi ;

  10. le logiciel de paie en abonnement, utilisé par internet.

Travail à faire

  1. Classe chaque élément dans l’une des cinq composantes du SI (ressources humaines, matérielles, logicielles, données, procédures).
  2. Pour les éléments a, f, g, i et j, indique la localisation (sur site, nomade, en ligne).
  3. Quel élément de la liste n’est pas du tout informatique et appartient pourtant au SI ? Justifie.
Voir le corrigé détaillé

Démarche. Pour chaque élément, on se demande : est-ce une personne, un matériel, un logiciel, une information enregistrée ou une règle ?

1. Classement

Composante Éléments
Ressources humaines e) le prestataire informatique ; h) le comptable salarié
Ressources matérielles g) les tablettes ; i) le disque dur externe
Ressources logicielles a) le logiciel de devis et facturation ; f) la messagerie ; j) le logiciel de paie en abonnement
Données d) le fichier clients et prospects ; b) le classeur des commandes en cours (données sur support papier)
Procédures c) la règle de relecture des devis de plus de 8 000 € HT

2. Localisation

Élément Localisation Justification
a) logiciel de devis sur site installé sur l’ordinateur du bureau
f) messagerie en ligne hébergée par un prestataire
g) tablettes nomade restent dans les camionnettes
i) disque externe sur site (au moment de la copie) support physique dans les locaux ; s’il reste au bureau, il ne protège pas d’un sinistre
j) paie en ligne abonnement à un logiciel hébergé (SaaS)

3. Le classeur rouge (b) et la règle de relecture (c) ne sont pas informatiques. Ils appartiennent au SI parce qu’ils mémorisent une information (les commandes en cours) ou organisent son traitement (qui valide quoi). Le SI ne se limite pas au système informatique.

Piège

Le piège de l'exercice

Le prestataire (e) est une ressource humaine du SI, même s’il est extérieur à l’entreprise : c’est un spécialiste qui fait fonctionner le système. On le classe parfois à tort en « matériel » parce qu’il s’occupe des ordinateurs.

Exercice 2

Quelle qualité manque ?

Application

Pour chaque situation observée chez Corlay, indique la qualité de l’information qui fait défaut (pertinence, exactitude, actualité, exhaustivité, disponibilité, sécurité, coût raisonnable) et une conséquence possible.

  1. Le planning du PGI affiche un technicien disponible alors qu’il a été appelé sur un dépannage il y a une heure.

  2. Une fiche client ne comporte pas d’adresse de réception des factures électroniques.

  3. Pour connaître le nombre de contrats Sérénité à renouveler, Corinne Lestrade reçoit l’état complet des 140 contrats, sur 22 pages.

  4. Le technicien ne peut pas consulter la notice d’un lave-vaisselle depuis sa tablette chez le client.

  5. Le taux de TVA d’un article a été saisi à 10 % au lieu de 20 %.

  6. Le fichier des salaires est enregistré dans un dossier accessible à toute l’équipe.

  7. Chaque lundi, Louna passe une heure à refaire la même extraction et la même mise en forme pour Corinne.

Voir le corrigé détaillé
Situation Qualité manquante Conséquence possible
a) planning qui ne montre pas l’appel récent actualité le chef d’équipe envoie le technicien ailleurs ; promesse de 24 h menacée
b) fiche sans adresse de réception exhaustivité facture électronique impossible à transmettre ou rejetée
c) état de 22 pages pertinence Corinne perd du temps ou passe à côté d’un contrat à renouveler
d) notice inaccessible chez le client disponibilité diagnostic plus long, appel à l’atelier, retour chez le client
e) TVA à 10 % au lieu de 20 % exactitude factures fausses, TVA collectée insuffisante, rappel fiscal
f) fichier des salaires ouvert à tous sécurité (confidentialité) divulgation de données personnelles ; violation de données (B2-06)
g) extraction refaite à la main chaque lundi coût raisonnable une heure par semaine perdue ; un état paramétré dans le PGI la produirait
Exercice 3

Lire un schéma des flux

Analyse

Céline a représenté la commande urgente d’une pièce détachée pour un dépannage. Le domaine d’étude est Corlay Équipement. Voici la liste des flux du schéma :

N° Émetteur Récepteur Contenu Support
1 Technicien Magasin besoin d’une pièce absente du stock téléphone
2 Magasin Céline demande d’achat PGI
3 Céline Pièces Pro Centre bon de commande courriel
4 Pièces Pro Centre Céline accusé de réception de commande courriel
5 Pièces Pro Centre Transporteur ordre d’enlèvement portail du transporteur
6 Transporteur Magasin colis et bon de livraison papier
7 Magasin Céline bon de réception PGI

Travail à faire

  1. Classe les acteurs en internes et externes.
  2. Un flux n’aurait pas dû figurer sur le schéma. Lequel, et pourquoi ?
  3. Le technicien ne figure qu’une fois. Quelle information lui manque ? Ajoute le flux correspondant (émetteur, récepteur, contenu, support proposé).
  4. Repère une rupture de support et indique le risque qu’elle crée.
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1. Acteurs internes (dans le domaine Corlay Équipement) : technicien, magasin, Céline. Acteurs externes : Pièces Pro Centre, transporteur.

2. Le flux 5 (Pièces Pro Centre → transporteur) relie deux acteurs externes : il est hors du domaine d’étude et ne se représente pas.

3. Le technicien demande la pièce mais n’est jamais informé de sa date d’arrivée : il ne peut pas prévoir son retour chez le client. Flux à ajouter, par exemple :

N° Émetteur Récepteur Contenu Support proposé
8 Magasin Technicien pièce reçue, disponible pour le dépannage notification sur la tablette par le PGI

On peut aussi ajouter, après le flux 4, une information de Céline vers le technicien (ou le chef d’équipe) sur la date de livraison annoncée par l’ARC.

4. Flux 1 : la demande se fait par téléphone, puis le magasin la saisit dans le PGI (flux 2). C’est une rupture de support : risque d’erreur de référence, de quantité, et d’oubli si le magasin est occupé. Autre rupture : le bon de livraison papier (flux 6) est ressaisi en bon de réception (flux 7). Mesure : sortie de pièce ou demande d’achat saisie directement par le technicien sur sa tablette.

Exercice 4

Ce que coûte une double saisie

Calcul

À la Menuiserie Dorvault, l’assistante commerciale reçoit les commandes des clients et les note dans un tableur, puis les ressaisit dans le logiciel de facturation. Relevé de mars 2027 : 64 commandes ; 6 minutes de ressaisie par commande ; 5 % des commandes ressaisies contiennent une erreur, dont la correction prend en moyenne 25 minutes. Coût horaire chargé de l’assistante : 24 €.

L’éditeur du logiciel propose un module « devis et commandes » : 600 € HT de paramétrage et 45 € HT par mois d’abonnement. Il supprime la ressaisie et les erreurs qui en découlent.

Travail à faire

  1. Calcule le temps mensuel perdu (ressaisie + corrections), puis le coût annuel de la double saisie (on suppose que mars est un mois représentatif).
  2. Calcule le coût du module sur 3 ans et le gain net sur 3 ans.
  3. Calcule le délai de récupération du paramétrage, en tenant compte de l’abonnement.
  4. En deux phrases, indique ce que le calcul ne mesure pas.
Voir le corrigé détaillé

1. Temps et coût de la double saisie

Données : 64 commandes ; 6 min de ressaisie ; 5 % d’erreurs ; 25 min de correction ; 24 €/h.

Formules : temps mensuel = commandes × durée de ressaisie + commandes × taux d’erreur × durée de correction ; coût annuel = heures mensuelles × 12 × coût horaire.

Calcul : 64 × 6 = 384 min ; 64 × 0,05 × 25 = 80 min ; total 464 min, soit 7,73 h par mois (7 h 44 min). Coût annuel : 464 ÷ 60 × 12 = 92,8 h × 24 = 2 227,20 €.

2. Coût et gain sur 3 ans

Coût du module : 600 + 36 × 45 = 600 + 1 620 = 2 220 € HT. Gain sur 3 ans : 3 × 2 227,20 = 6 681,60 €. Gain net : 6 681,60 − 2 220 = 4 461,60 €.

3. Délai de récupération

Gain mensuel brut : 2 227,20 ÷ 12 = 185,60 € ; gain mensuel net de l’abonnement : 185,60 − 45 = 140,60 €. Délai : 600 ÷ 140,60 = 4,27 mois.

Interprétation : le paramétrage est remboursé en un peu plus de quatre mois, et le module dégage environ 4 460 € sur trois ans.

4. Le calcul ne mesure ni les conséquences des erreurs chez le client (mauvaise cote, retard de pose, réclamation, image), ni le temps libéré pour d’autres tâches (relance des devis, suivi des clients). Il suppose aussi que mars est représentatif et que le module supprime toutes les erreurs : c’est une hypothèse.

Piège

Le piège de l'exercice

Oublier l’abonnement dans le délai de récupération : 600 ÷ 185,60 = 3,23 mois serait trop optimiste, car chaque mois coûte aussi 45 € d’abonnement.

Exercice 5

Représenter le traitement d’une réclamation

Application

Procédure de Corlay (chapitre B1-05, validée par Olivier Corlay) : une réclamation reçue par téléphone ou par courriel est prise par l’accueil (Noémie), qui l’enregistre dans le PGI. Si elle peut la régler (correction, nouvelle date, excuses), elle répond au client dans la journée. Sinon, elle la transmet à Céline Marcoux, qui peut accorder un geste commercial jusqu’à 150 € HT et répond au client sous 48 heures ouvrées. Les cas graves (sécurité, client bloqué, client de classe A, coût supérieur à 150 € HT, mise en cause d’un salarié, menace de procédure) sont transmis à Olivier Corlay, qui décide ; Céline informe alors le client de la décision. Toute réclamation close est notée « close » dans le PGI par la personne qui a répondu.

Travail à faire

  1. Dresse le tableau des flux (domaine : Corlay Équipement) dans l’ordre chronologique, pour le cas le plus long.
  2. Dessine (ou décris précisément) le schéma des flux correspondant.
  3. Représente le processus par un diagramme en couloirs simplifié : couloirs, événement de début, activités, deux décisions, événements de fin.
  4. Quelle règle de gestion la seconde décision traduit-elle ?
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1. Tableau des flux (cas le plus long : décision du président)

N° Émetteur Récepteur Contenu Support
1 Client Accueil (Noémie) réclamation téléphone ou courriel
2 Accueil Céline réclamation enregistrée à traiter PGI
3 Céline Olivier Corlay dossier de réclamation grave, avec avis PGI ou courriel
4 Olivier Corlay Céline décision oral ou courriel
5 Céline Client réponse et décision courriel ou téléphone

L’enregistrement « close » dans le PGI est une activité de Céline, pas un flux.

2. Schéma des flux. Cadre « Corlay Équipement » contenant trois acteurs internes : Accueil, Céline, Olivier Corlay ; à l’extérieur, le Client. Flèches : 1 Client → Accueil « réclamation » ; 2 Accueil → Céline « réclamation à traiter » ; 3 Céline → Olivier Corlay « dossier grave » ; 4 Olivier Corlay → Céline « décision » ; 5 Céline → Client « réponse ». On peut ajouter en pointillé les deux réponses directes des cas plus simples : Accueil → Client (niveau 1) et Céline → Client (niveau 2).

3. Diagramme en couloirs

Couloir Éléments, dans l’ordre
Client ● début « réclamation formulée »
Noémie enregistrer la réclamation dans le PGI → ◇ « réglable au niveau 1 ? » — oui : répondre dans la journée → noter « close » → ◉ fin « réclamation close » ; non : transmettre à Céline
Céline analyser → ◇ « cas grave ? (sécurité, client bloqué, classe A, > 150 € HT, salarié mis en cause, menace de procédure) » — non : décider d’un geste ≤ 150 € HT, répondre sous 48 h ouvrées → noter « close » → ◉ fin ; oui : transmettre au président
Olivier Corlay décider
Céline (retour) informer le client de la décision → noter « close » → ◉ fin

4. La seconde décision traduit une règle de délégation : Céline peut engager l’entreprise jusqu’à 150 € HT par réclamation ; au-delà, ou dans les cas graves énumérés, la décision appartient au président.

Exercice 6

Analyser un processus actuel

Analyse

Description du dépôt des factures aux acheteurs publics chez Corlay, en octobre 2026 (avant le projet e-facture 2027) :

Noémie édite la facture dans le PGI et l’enregistre en PDF dans le dossier partagé « Factures publiques ». Le vendredi, Céline ouvre Chorus Pro, crée une facture, recopie le numéro SIRET de l’acheteur, le numéro d’engagement (s’il figure sur le bon de commande papier, qu’elle va chercher dans le classeur de l’ADV), le montant, puis joint le PDF. Si Chorus Pro refuse le dépôt, Céline note l’erreur sur un post-it et la corrige la semaine suivante. Personne ne vérifie dans le PGI que toutes les factures publiques de la semaine ont été déposées. En septembre 2026, une facture a été rejetée faute de numéro d’engagement.

Travail à faire

  1. Identifie l’événement de début, les acteurs, les activités et le résultat attendu du processus.
  2. Relève au moins quatre anomalies (ressaisie, attente, contrôle manquant, support fragile…) et, pour chacune, la qualité de l’information touchée.
  3. Calcule le délai maximal entre l’édition d’une facture le lundi et son dépôt, dans le circuit actuel, si le dépôt du vendredi est refusé une fois. Quelle conséquence sur la trésorerie ?
  4. Propose trois améliorations précises, de la plus simple à la plus lourde.
Voir le corrigé détaillé

1. Événement de début : facture à un acheteur public éditée dans le PGI. Acteurs : Noémie, Céline (et l’acheteur public, destinataire). Activités : éditer et enregistrer le PDF ; ouvrir Chorus Pro ; ressaisir les données ; chercher le numéro d’engagement dans le classeur ; joindre le PDF ; déposer ; corriger en cas de refus. Résultat attendu : facture acceptée par Chorus Pro, donc mise en paiement par l’acheteur.

2. Anomalies

Anomalie Qualité touchée
ressaisie dans Chorus Pro du SIRET, du montant, du numéro d’engagement exactitude ; coût
dépôt groupé le vendredi : jusqu’à 4 jours d’attente actualité
numéro d’engagement cherché dans un classeur papier, parfois absent exhaustivité ; disponibilité
erreur notée sur un post-it, corrigée la semaine suivante disponibilité, traçabilité
aucun contrôle que toutes les factures publiques ont été déposées exhaustivité (oubli possible)
dépendance à une seule personne (Céline) disponibilité en cas d’absence

3. Délai maximal

Facture éditée le lundi → dépôt le vendredi suivant (4 jours) → refus → correction et nouveau dépôt le vendredi d’après (7 jours) : 11 jours entre l’édition et le dépôt accepté. Le délai de paiement de 30 jours de l’acheteur public ne court qu’à partir de la réception de la facture, c’est-à-dire de son dépôt sur Chorus Pro (condition PUB30, B1-11) : chaque jour de retard de dépôt retarde d’autant l’encaissement et pèse sur la trésorerie (B2-04).

4. Améliorations, de la plus simple à la plus lourde

  • Procédure : déposer chaque facture publique le jour de son édition ; vérifier chaque vendredi, par un état du PGI, que toutes les factures publiques de la semaine ont un dépôt accepté.
  • Paramétrage : rendre le numéro d’engagement obligatoire dans la fiche commande des acheteurs publics, saisi dès la réception du bon de commande.
  • Interface : dépôt automatique des factures du PGI sur Chorus Pro (c’est ce que prévoit le projet e-facture 2027, B2-02).
Exercice 7

Accorder ou refuser un accès

Droit

Céline reçoit plusieurs demandes en décembre 2026. Pour chacune, dis si tu proposes d’accorder (et à quel niveau), de refuser ou de soumettre au président, en citant le principe ou la règle appliqués (moindre privilège, besoin d’en connaître, séparation des tâches, compte nominatif, accès des prestataires, RGPD, Code du travail).

  1. Estelle Rigal demande à pouvoir exporter tout le fichier clients sur son portable, « pour travailler hors connexion ».

  2. Patrice Mounier demande un accès en lecture au module paie « pour voir les heures supplémentaires payées à son équipe ».

  3. Le technicien de Numélia demande un compte d’administrateur permanent sur le PGI, « pour aller plus vite ».

  4. Noémie demande à pouvoir valider les virements dans la banque en ligne quand le président est en congé.

  5. Le cabinet Daumerac demande un accès en consultation à la comptabilité du PGI pendant la clôture.

  6. Gaëtan Bertin propose de prêter son identifiant de tablette à un intérimaire pendant une semaine.

  7. Olivier Corlay envisage d’utiliser les journaux de connexion du PGI pour vérifier les horaires de travail de l’accueil, sans en parler à l’équipe.

Voir le corrigé détaillé
Demande Proposition Principe ou règle
a) export complet du fichier sur le portable refuser ; proposer l’accès à distance au PGI ou un export limité à sa tournée, sur appareil chiffré moindre privilège ; sécurité des données personnelles (RGPD art. 32) ; depuis le vol du 29/11/2026, exports du fichier clients interdits (B2-08)
b) lecture du module paie refuser l’accès à la paie ; lui fournir un état des heures supplémentaires de son équipe (module temps) besoin d’en connaître ; confidentialité des salaires ; décision du président pour la paie
c) administrateur permanent pour Numélia soumettre au président et proposer un accès nominatif limité à la durée de chaque intervention, tracé au registre accès des prestataires limités ; compte nominatif ; contrat de sous-traitance (RGPD art. 28)
d) Noémie valide les virements refuser ; le président désigne un suppléant à l’avance (procédure B1-10), jamais par improvisation séparation des tâches ; décision réservée à la direction
e) consultation de la comptabilité par le cabinet accorder en consultation pendant la clôture, sur décision du président, compte nominatif, échéance fixée besoin d’en connaître ; accès des prestataires limités dans le temps ; contrat
f) prêt d’identifiant à un intérimaire refuser ; demander à Numélia un compte nominatif temporaire pour l’intérimaire comptes nominatifs ; traçabilité ; charte informatique
g) contrôle des horaires par les journaux sans informer déconseiller : impossible sans information préalable des salariés C. trav. L1222-4 (information préalable) ; contrôle justifié et proportionné (CEJM-14)
Piège

Le piège de l'exercice

La demande e) émane d’un prestataire de confiance, mais elle suit la même règle que les autres : décision, compte nominatif, échéance. Et la demande g) émane du président : l’assistant ne décide pas à sa place, mais il doit l’alerter sur la règle de droit.

Exercice 8

La revue des comptes Ordalis Connect

Calcul et analyse

Le paramétrage de l’émission des factures électroniques est terminé le 15 janvier 2027 (projet e-facture 2027). Le lundi 18 janvier 2027, Louna fait la revue des comptes de la plateforme Ordalis Connect.

Annexe — Comptes actifs au 18/01/2027

Compte Titulaire Rôle sur la plateforme Dernière connexion
c.marcoux Céline Marcoux administration 18/01/2027
l.rolland Louna Rolland contrôle des factures reçues ; émission 18/01/2027
o.corlay Olivier Corlay consultation 11/01/2027
n.pinchon Noémie Pinchon administration 15/01/2027
integrateur.ordalis consultant d’Ordalis (raccordement) administration 15/01/2027
e.rigal Estelle Rigal consultation des factures reçues jamais
test.emission aucun émission 14/01/2027
daumerac cabinet Daumerac & Associés consultation et téléchargement 08/01/2027
compta — (créé en septembre 2026) contrôle des factures reçues 30/10/2026

Règles décidées par Olivier Corlay : comptes nominatifs ; administration réservée à Céline ; émission par Noémie et Louna, contrôle des factures reçues par Louna ; consultation pour le président ; accès du cabinet en consultation, revu chaque année ; comptes des prestataires fermés à la fin de leur mission.

Travail à faire

  1. Pour chaque compte, indique s’il est conforme aux règles. Sinon, précise l’anomalie et la correction à demander.
  2. Calcule le taux de conformité des comptes.
  3. Quel est, à ton avis, le compte le plus dangereux ? Justifie.
  4. Rédige le message (8 lignes environ) à Céline qui présente la revue et les corrections.
Voir le corrigé détaillé

1. Analyse des comptes

Compte Conforme ? Anomalie Correction
c.marcoux oui — —
l.rolland oui — —
o.corlay oui — —
n.pinchon non droit d’administration au lieu d’émission ramener au rôle « émission »
integrateur.ordalis non prestataire dont la mission est finie le 15/01, toujours administrateur fermer le compte
e.rigal non aucun besoin ; jamais utilisé fermer le compte
test.emission non compte sans titulaire, capable d’émettre des factures fermer le compte
daumerac oui consultation conforme (téléchargement compris dans la consultation des pièces) ; revue annuelle à prévoir noter l’échéance de revue au registre
compta non compte générique, inutilisé depuis le 30/10/2026 (remplacé par des comptes nominatifs en novembre) fermer le compte

2. Taux de conformité

Formule : comptes conformes ÷ comptes actifs × 100. Calcul : 4 ÷ 9 × 100 = 44,44 %.

Interprétation : moins d’un compte sur deux est conforme, juste après la fin du projet : c’est normal qu’une revue intervienne à ce moment, et c’est pourquoi elle est indispensable.

3. Compte le plus dangereux. integrateur.ordalis : il a les droits d’administration (créer des comptes, modifier les paramètres) alors que la mission est terminée. S’il est piraté ou mal utilisé, il donne le contrôle de la plateforme. Le compte test.emission est aussi dangereux : sans titulaire, il permet d’émettre des factures sans que l’on sache qui.

4. Message (exemple)

Céline, j’ai fait ce matin la revue des 9 comptes actifs d’Ordalis Connect. 4 sont conformes (44 %). Corrections à demander à Ordalis : fermer le compte de l’intégrateur (mission terminée le 15/01, encore administrateur), le compte test.emission (sans titulaire) et l’ancien compte « compta » ; fermer le compte d’Estelle, qui n’en a pas besoin ; ramener Noémie au rôle « émission ». Le compte du cabinet est conforme, à revoir dans un an. Je mets le registre à jour dès la confirmation d’Ordalis. Peux-tu valider ces corrections ?

Exercice 9

Mettre les notices sur les tablettes

Calcul et analyse

Les techniciens n’ont pas les notices et schémas des appareils sur leur tablette. Relevé de Patrice Mounier sur trois semaines (novembre 2026) : en moyenne 22 appels par semaine d’un technicien à l’atelier pour obtenir une notice ou un schéma ; chaque appel occupe le technicien 12 minutes et la personne qui répond à l’atelier 6 minutes. On retient 46 semaines travaillées, un coût horaire chargé de 31 € pour un technicien et le coût horaire moyen de 30 € pour la personne de l’atelier.

Deux solutions :

  • A : rendre l’espace « Technique » du serveur accessible en lecture depuis les tablettes, par l’accès à distance ; paramétrage par Numélia, une demi-journée à 300 € HT ; consultation impossible sans réseau mobile.
  • B : application documentaire en ligne, avec consultation hors connexion : 250 € HT de mise en service et 4 € HT par tablette et par mois pour les 7 tablettes.

Grille de critères proposée par Louna (notes de 1 à 4, 4 = très favorable) :

Critère Coefficient A B
Coût sur 3 ans 3 4 2
Sécurité (données sur le serveur, droits déjà gérés) 3 4 3
Facilité d’usage sur le terrain 2 2 4
Consultation sans réseau (caves, chambres froides) 2 1 4

Travail à faire

  1. Calcule le temps perdu par an et son coût.
  2. Calcule le coût de chaque solution sur 3 ans.
  3. Calcule le score pondéré de chaque solution. Commente le résultat.
  4. Quelles informations faudrait-il obtenir avant de décider ? Qui décide ?
Voir le corrigé détaillé

1. Temps et coût perdus

Données : 22 appels par semaine ; 12 min (technicien) + 6 min (atelier) ; 46 semaines.

Calcul : appels par an : 22 × 46 = 1 012. Temps : 1 012 × 18 = 18 216 min = 303,6 h par an. Coût : technicien 1 012 × 12 ÷ 60 = 202,4 h × 31 = 6 274,40 € ; atelier 1 012 × 6 ÷ 60 = 101,2 h × 30 = 3 036,00 € ; total 9 310,40 € par an.

2. Coût sur 3 ans

  • A : 300 € HT (aucun abonnement).
  • B : 250 + 7 × 4 × 36 = 250 + 1 008 = 1 258 € HT.

3. Scores pondérés

Critère Coef. A Points A B Points B
Coût 3 4 12 2 6
Sécurité 3 4 12 3 9
Facilité 2 2 4 4 8
Hors connexion 2 1 2 4 8
Total (sur 40) 30 31

Commentaire : les deux solutions sont presque à égalité. B l’emporte d’un point grâce à la consultation sans réseau, essentielle dans les caves et les chambres froides où travaillent les techniciens. Les deux solutions coûtent très peu au regard des 9 310 € perdus chaque année : le coût ne doit pas être le critère décisif. Le résultat dépend des coefficients choisis : avec un coefficient 3 pour le critère « hors connexion », B l’emporterait plus nettement (35 contre 31).

4. Avant de décider : vérifier combien d’interventions ont lieu sans réseau ; demander à Numélia si A peut garder une copie locale des notices ; vérifier la sécurité et le lieu d’hébergement de B (contrat, RGPD si des données de clients y sont mises, réversibilité) ; vérifier que les notices des fabricants peuvent être diffusées sur un outil tiers ; faire tester les deux par un technicien. La décision revient à Olivier Corlay, sur la note de Louna.

Exercice 10

Les premières semaines de la facture électronique

Entraînement E6

Étude de cas au format de l’épreuve E6 (dossier conseillé : 1 h 15). Tu es Louna Rolland, apprentie chez Corlay Équipement. Nous sommes le lundi 12 avril 2027. Utilise uniquement les documents fournis.

Annexe 1 — Message d’Olivier Corlay, lundi 12 avril 2027

Louna, l’émission électronique tourne depuis le 8 mars. Céline me dit que c’est bien, Noémie que « ça rejette ». J’ai besoin d’un point clair avant le comité du 20 avril : comment ça marche maintenant, ce qui coince, qui a accès à quoi sur la plateforme, et ce que tu proposes. Une note d’une page, avec tes annexes.

Annexe 2 — Le nouveau circuit d’émission (description de Céline)

Quand un bon de livraison ou un bon d’intervention est validé dans le PGI, Noémie génère la facture. Le PGI contrôle la présence du SIREN et de l’adresse de réception. La facture part automatiquement vers Ordalis Connect, qui la transmet à la plateforme du client et envoie les données à l’administration. Les factures des acheteurs publics sont déposées automatiquement sur Chorus Pro. Les ventes aux particuliers et à l’étranger font l’objet d’une transmission de données (e-reporting) par la plateforme. Si une facture est rejetée, la plateforme renvoie un message à la boîte de Noémie, qui la transfère à Louna ; Louna corrige la fiche client et Noémie réémet la facture. Le cabinet Daumerac consulte les factures émises sur la plateforme.

Annexe 3 — Factures et avoirs émis du 8 au 31 mars 2027 (extraction du PGI)

Destinataires Nombre Canal
entreprises établies en France 170 Ordalis Connect
acheteurs publics 18 Chorus Pro (dépôt automatique)
particuliers et clients étrangers 4 e-reporting
Total 192

Rejets : 6 (2 SIREN absent ou erroné ; 2 adresse de réception inconnue ; 2 numéro d’engagement absent sur une facture publique). Montant total des 6 factures rejetées : 21 480 € TTC ; délai moyen entre le rejet et la réémission : 6 jours. Temps de correction : environ 20 minutes par rejet (Louna, coût horaire chargé 14 €). Objectif fixé au projet : moins de 2 % de rejets. Les 2 rejets de factures publiques ont été vus 5 jours après le rejet : le message était arrivé dans la boîte de Noémie pendant son absence.

Annexe 4 — Ancien circuit (rappel) et temps passés

Jusqu’au 7 mars 2027 : facture en PDF envoyée par courriel par Noémie (environ 3 minutes par facture) ; dépôt manuel sur Chorus Pro par Céline (environ 10 minutes par facture). Coûts horaires chargés retenus : Noémie 21 €, Céline 27 €.

Annexe 5 — Comptes de la plateforme au 12 avril 2027

Compte Rôle
c.marcoux administration
l.rolland contrôle des factures reçues ; correction des fiches ; émission
n.pinchon émission ; réception des messages de rejet
o.corlay consultation
daumerac consultation et téléchargement
integrateur.ordalis administration (raccordement terminé le 15/01/2027 ; fermeture demandée le 18/01, jamais confirmée par Ordalis)

Travail à faire

Dossier 1 — Décrire le circuit

  1. Dresse le tableau des flux du nouveau circuit d’émission pour une facture à une entreprise française (domaine : Corlay Équipement), y compris le traitement d’un rejet.
  2. Représente le processus par un diagramme en couloirs simplifié (couloirs : Noémie, PGI et plateforme, Louna, client).

Dossier 2 — Analyser les dysfonctionnements

  1. Calcule la répartition des documents émis par canal, puis le taux de rejet sur les documents transmis à une plateforme ou à Chorus Pro. L’objectif est-il atteint ? Combien de rejets au plus auraient respecté l’objectif ?
  2. Identifie les causes des rejets et, pour chacune, la qualité de l’information en cause et la mesure à prendre.
  3. Analyse le circuit de traitement des rejets : quel dysfonctionnement explique le retard des factures publiques ? Quelle conséquence sur la trésorerie ?
  4. Compare le temps et le coût de l’ancien circuit, sur les volumes de l’annexe 3, avec le coût des corrections de mars.

Dossier 3 — Sécuriser les accès

  1. Analyse les comptes de l’annexe 5 au regard des principes du chapitre et propose les corrections.

Dossier 4 — Rendre compte

  1. Rédige la note à Olivier Corlay (une page au plus) : bilan, dysfonctionnements chiffrés, propositions classées par priorité, décisions qui lui reviennent.
  2. Rédige le message à Ordalis (ticket) demandant que les messages de rejet soient envoyés à une adresse de service plutôt qu’à une boîte personnelle.
Voir le corrigé détaillé

ADossier 1 — Décrire le circuit

1. Tableau des flux (domaine : Corlay Équipement ; la plateforme Ordalis Connect est un support, pas un acteur ; Ordalis, l’opérateur, et l’administration sont des acteurs externes)

N° Émetteur Récepteur Contenu Support
1 Noémie Client facture électronique PGI → Ordalis Connect → plateforme du client
2 Corlay (Noémie) Administration fiscale données de la facture Ordalis Connect
3 Plateforme du client (via Ordalis) Noémie message de rejet courriel dans la boîte de Noémie
4 Noémie Louna rejet à corriger transfert du courriel
5 Louna Noémie fiche client corrigée, facture à réémettre PGI (et message)
6 Noémie Client facture réémise PGI → Ordalis Connect
7 Corlay Cabinet Daumerac factures émises consultation de la plateforme

2. Diagramme en couloirs (description)

Couloir Éléments
Noémie ● début « BL ou bon d’intervention validé » → générer la facture
PGI et plateforme contrôler SIREN et adresse → transmettre au client et données à l’administration → ◇ « acceptée ? » — oui : ◉ fin « facture reçue par le client » ; non : message de rejet à Noémie
Noémie transférer le rejet à Louna
Louna corriger la fiche client
Noémie réémettre → retour au contrôle du PGI
Client reçoit la facture (fin)

BDossier 2 — Analyser les dysfonctionnements

3. Répartition et taux de rejet

Formules : part = nombre ÷ total × 100 ; taux de rejet = rejets ÷ documents transmis × 100.

Calcul : entreprises françaises 170 ÷ 192 = 88,54 % ; acheteurs publics 18 ÷ 192 = 9,38 % ; e-reporting 4 ÷ 192 = 2,08 %. Documents transmis (plateforme et Chorus Pro) : 170 + 18 = 188. Taux de rejet : 6 ÷ 188 × 100 = 3,19 %. Plafond de l’objectif : 188 × 2 % = 3,76, soit 3 rejets au plus.

Interprétation : l’objectif de moins de 2 % n’est pas atteint (3,19 %) ; il fallait éviter au moins 3 des 6 rejets. Les 4 opérations d’e-reporting ne sont pas des factures transmises à un client : on les exclut du dénominateur (hypothèse de calcul à annoncer).

4. Causes, qualités, mesures

Cause Nombre Qualité en cause Mesure
SIREN absent ou erroné 2 exactitude, exhaustivité de la fiche client contrôle de la clé du SIREN dans le PGI ; extraction des fiches restantes à compléter (B1-11)
adresse de réception inconnue 2 exhaustivité vérifier l’adresse dans l’annuaire avant la première facture ; champ obligatoire
numéro d’engagement absent (public) 2 exhaustivité numéro d’engagement obligatoire dans la commande des acheteurs publics, saisi à la réception du bon de commande

Les contrôles du PGI vérifient la présence du SIREN et de l’adresse, pas leur validité : c’est un paramétrage à compléter.

5. Circuit des rejets. Les messages de rejet arrivent dans une boîte personnelle (celle de Noémie) : en son absence, personne ne les voit. Les deux rejets de factures publiques ont été vus avec 5 jours de retard. C’est un défaut de disponibilité de l’information et un goulot (une seule personne), plus une ressaisie par transfert de courriel. Conséquence : l’encaissement des 6 factures (21 480 € TTC) a été retardé de 6 jours en moyenne ; pour les factures publiques, dont le délai de paiement de 30 jours ne court qu’à partir de la réception, chaque jour de retard décale l’encaissement d’autant.

6. Comparaison des coûts

  • Ancien circuit, sur les volumes de mars : Noémie 170 × 3 = 510 min = 8,5 h × 21 = 178,50 € ; Céline 18 × 10 = 180 min = 3 h × 27 = 81,00 € ; total 259,50 €.
  • Corrections de mars : 6 × 20 = 120 min = 2 h × 14 = 28,00 €.

Interprétation : même avec 6 rejets, le nouveau circuit coûte beaucoup moins de temps que l’ancien. Le vrai coût des rejets est ailleurs : le retard d’encaissement et le risque d’oubli. (Le coût de l’abonnement n’est pas pris en compte ici : il relève du budget du projet, B2-02.)

CDossier 3 — Sécuriser les accès

7. Comptes de la plateforme

Compte Analyse Correction
integrateur.ordalis prestataire, mission terminée le 15/01, encore administrateur malgré la demande de fermeture du 18/01 : accès inutile et puissant fermeture immédiate, confirmée par écrit par Ordalis ; revue de ce qu’il a fait depuis le 15/01 (journal)
n.pinchon réception des rejets dans une boîte personnelle : risque de non-traitement rejets envoyés à une adresse de service (délégation à Noémie, Louna, Céline)
l.rolland cumule correction des fiches et émission acceptable (pas de paiement en jeu), mais tracé ; à signaler au président
daumerac consultation conforme échéance de revue annuelle au registre
c.marcoux, o.corlay conformes —

Principes appliqués : moindre privilège, accès des prestataires limités dans le temps, disponibilité de l’information (pas de boîte personnelle pour un flux de service), traçabilité.

DDossier 4 — Rendre compte

8. Note (exemple)

Note à Olivier Corlay — Émission électronique : bilan du 8 au 31 mars 2027 (Louna Rolland, 12/04/2027)

Bilan. 192 documents émis : 170 vers des entreprises par Ordalis Connect (88,5 %), 18 vers des acheteurs publics par Chorus Pro (9,4 %), 4 en e-reporting. Le circuit supprime l’envoi des PDF et le dépôt manuel sur Chorus Pro (environ 11,5 heures et 260 € de temps sur la période).

Dysfonctionnements. 6 rejets sur 188 factures transmises, soit 3,19 % pour un objectif inférieur à 2 % : 2 SIREN, 2 adresses de réception, 2 numéros d’engagement. 21 480 € TTC encaissés avec 6 jours de retard en moyenne. Les messages de rejet arrivent dans la seule boîte de Noémie : deux rejets ont été vus 5 jours après. Le compte d’administration de l’intégrateur est toujours ouvert.

Propositions. Priorité 1 (cette semaine) : fermer le compte de l’intégrateur ; envoyer les rejets à une adresse de service lue par Noémie, Louna et Céline. Priorité 2 (avant fin avril) : contrôles de validité du SIREN et de l’adresse de réception, numéro d’engagement obligatoire pour les acheteurs publics (paramétrage à chiffrer avec Ordalis). Priorité 3 : suivi hebdomadaire du taux de rejet.

Vos décisions. Valider la fermeture du compte et la nouvelle adresse ; accepter, au vu du devis, le paramétrage des contrôles.

9. Ticket à Ordalis (exemple)

Objet : Ordalis Connect — destinataire des messages de rejet

Corlay Équipement (client Ordalis Connect, émission depuis le 8/03/2027). Les messages de rejet des factures émises arrivent dans la boîte personnelle de Noémie Pinchon (n.pinchon). En son absence, deux rejets de factures publiques n’ont été vus que 5 jours après. Demande : envoyer ces messages à une adresse de service (facturation@…, gérée par délégation) et, si possible, afficher les factures rejetées dans un tableau de bord de la plateforme. Priorité : gênante (retards d’encaissement). Par ailleurs, merci de fermer le compte integrateur.ordalis (mission terminée le 15/01/2027 ; fermeture demandée le 18/01/2027, non effectuée) et de nous le confirmer par écrit. Contact : Louna Rolland, pour Céline Marcoux, administratrice.

Piège

Le piège de l'exercice

Calculer le taux de rejet sur les 192 documents (6 ÷ 192, soit 3,125 %) : les 4 opérations d’e-reporting ne sont pas transmises à un client et ne peuvent pas être « rejetées » par lui. Annonce toujours ton dénominateur. Autre piège : proposer de donner le mot de passe de Noémie à Louna pendant ses absences ; la solution est une adresse de service avec délégation, chacun gardant son propre compte.

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