1. L’information, matière première de l’export
Vendre à Munich, à Osaka ou à Vancouver, acheter à Taichung ou à Shenzhen : chaque opération internationale repose sur des centaines d’informations exactes. Une adresse incomplète, une devise mal saisie ou un contact parti depuis six mois suffisent à bloquer une livraison ou une facture. Ce chapitre t’apprend à organiser ces informations, puis à les collecter, les tenir à jour et les enrichir.
ALe premier jour de Camille
Lundi 18 janvier 2027, Camille Roussel commence son stage de deuxième année au service export de Drévalis SAS, à Annecy. Drévalis conçoit et assemble des bâtons de randonnée (gamme Crête), des lampes frontales (gamme Lueur) et des gourdes isothermes (gamme Ruisseau). C’est une PME (petite ou moyenne entreprise) de 92 salariés, qui réalise 46 % de son chiffre d’affaires à l’export et achète une partie de ses composants à l’étranger.
Claire Vautrin, responsable export et tutrice de Camille, lui explique sa première mission :
« En décembre, on a regroupé dans un seul logiciel de relation client le fichier des clients France et celui de l’export. Résultat : des fiches en double, des fiches à moitié vides, et Sofia a encore refait une facture la semaine dernière parce que la devise de Fellcroft n’était pas renseignée. Pendant deux semaines, tu vas remettre de l’ordre dans le fichier export. Et commence par la fiche de Yamakaze : je rencontre M. Ishida en mars et je veux tout savoir de ce client avant. »
Cette mission touche exactement la compétence du référentiel « Exploiter les données clients/fournisseurs » : collecter les données, puis les mettre à jour et les enrichir.
Ce chapitre traite l’organisation de l’information commerciale (le système d’information commerciale et ses logiciels) et le travail sur les données (collecter, mettre à jour, enrichir). L’interrogation d’une base de données par des requêtes, la protection des données personnelles, la sécurité du système et le partage ciblé de l’information sont traités au chapitre B1-02. L’usage du logiciel de relation client pour suivre les règlements relève du chapitre B1-07, la veille et l’information marketing sur les marchés étrangers des chapitres B3-02 et B3-03.
BDonnée et information
Avant d’organiser, il faut savoir ce qu’on organise.
Donnée, information
Une donnée est un fait brut enregistré : « JPY », « Osaka », « 60 jours ». Une information est une donnée mise en forme et interprétée, qui a un sens pour quelqu’un : « Yamakaze est facturé en yens et paie à 60 jours ». La distinction complète entre donnée, information et connaissance est vue en CEJM (chapitre « Le numérique change le management », CEJM-16).
Dans une entreprise qui travaille à l’international, l’information sert à trois choses :
- agir : établir une offre, préparer une expédition, émettre une facture, relancer un paiement ;
- décider : choisir un nouveau marché, accorder un délai de paiement, garder ou changer de transitaire ;
- communiquer : écrire au bon interlocuteur, dans sa langue de travail, au bon moment de sa journée.
CPourquoi c’est plus difficile à l’international
Une entreprise qui ne vend qu’en France manipule des adresses françaises, des prix en euros et des clients joignables aux mêmes heures. À l’international, chaque donnée se multiplie en variantes.
| Difficulté | Exemple chez Drévalis | Conséquence si la donnée est mal saisie |
|---|---|---|
| Langues et alphabets | noms en allemand avec « ß » ou « ü », noms japonais transcrits en lettres latines | un même client saisi deux fois sous deux orthographes : « München » et « Munich » |
| Formats d’adresse | code postal avant la ville en Allemagne, après la province au Canada | colis bloqué, facture refusée |
| Fuseaux horaires | en hiver, 8 heures de plus à Osaka et 8 heures de moins à Vancouver qu’à Annecy (la Colombie-Britannique ne change plus d’heure depuis 2026) | appel à 2 heures du matin chez le client |
| Devises | euro, livre sterling, yen, dollar américain | facture émise dans la mauvaise monnaie |
| Identifiants officiels | numéro de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) intracommunautaire pour les clients de l’Union européenne, numéro EORI pour la douane (définis dans la partie 4) | facture sans TVA contestée, marchandise bloquée en douane |
| Conditions de vente | règle de vente internationale (expliquée sous le tableau) différente selon le client | qui paie le transport ? qui supporte le risque ? |
| Formats de date | 03/02/2027 = 3 février en France, 2 mars aux États-Unis | livraison programmée au mauvais jour |
Les Incoterms® 2020 sont des règles publiées par la Chambre de commerce internationale (ICC, International Chamber of Commerce) : trois lettres et un lieu, comme « DAP Munich » (« rendu au lieu de destination », ici Munich), disent qui paie le transport et à quel moment le risque passe du vendeur à l’acheteur. Ici, retiens seulement que la règle et son lieu sont des données à enregistrer dans chaque fiche client et fournisseur ; leur contenu est étudié au chapitre B2-03.
DTon rôle d’assistant import-export
Le référentiel place le titulaire du BTS sous la responsabilité du responsable export ou import, auquel il rend compte. Sur les données, ton rôle est concret :
- alimenter les fichiers chaque jour : nouveau contact, nouvelle adresse, compte rendu d’appel ;
- vérifier ce que tu saisis, et ce que d’autres ont saisi ;
- signaler les anomalies et proposer des corrections ;
- respecter les règles de saisie et de validation de l’entreprise.
Le critère d’évaluation est simple à retenir : à la fin, les bases doivent être actualisées et l’information fiable.
2. La structure du SIC
Le système d’information commerciale n’est pas un logiciel : c’est l’ensemble des personnes, des outils, des données et des règles qui font circuler l’information commerciale. Comprendre sa structure permet de savoir où se trouve chaque information, qui la saisit et qui s’en sert.
ALe SIC, partie commerciale du SI
Système d'information commerciale (SIC)
Le système d’information (SI) d’une entreprise est l’ensemble organisé des personnes, des matériels, des logiciels, des données et des procédures qui permet de collecter, mémoriser, traiter et diffuser l’information (CEJM-16). Le système d’information commerciale (SIC) en est la partie consacrée aux relations commerciales : clients, prospects, fournisseurs, prestataires, produits, prix, commandes, livraisons, factures et règlements.
On appelle tiers toute entreprise extérieure avec laquelle Drévalis est en relation : client, prospect, fournisseur ou prestataire. Un prospect est une entreprise qui n’a encore rien acheté mais qui pourrait devenir cliente (Andesur Aventura, au Chili). Un prestataire est une entreprise qui rend un service (le transitaire Transcolline Logistique, la banque, l’assureur).
| Composante | Ce que c’est | Chez Drévalis |
|---|---|---|
| Personnes | ceux qui saisissent et utilisent l’information | service export (Claire, Sofia, Camille), achats-import-logistique (Mathieu, Théo), finance (Nathalie), qualité (Julien), commerciaux France |
| Matériels | ordinateurs, téléphones, serveurs, réseau | postes du siège, ordinateurs portables des déplacements, serveurs loués chez un hébergeur |
| Logiciels | programmes utilisés | logiciel de relation client, progiciel de gestion, tableur, portail du transitaire, espace collaboratif |
| Données | informations enregistrées | fiches des clients, prospects, fournisseurs et prestataires ; articles ; tarifs ; commandes ; factures |
| Procédures | règles de fonctionnement | qui crée une fiche, qui valide les conditions de paiement, comment on nomme une entreprise, quand on archive |
Un excellent logiciel, mal alimenté et sans règles de saisie, donne un mauvais SIC. La fusion des fichiers de Drévalis l’a montré : le logiciel était neuf, mais personne n’avait fixé de règle pour écrire le nom des entreprises ni pour repérer les doublons.
BLes quatre fonctions du SIC
Comme tout système d’information, le SIC remplit quatre fonctions qui s’enchaînent.
- Collecter : faire entrer l’information (saisie d’une commande, formulaire d’ouverture de compte, carte de visite prise sur un salon, import d’un fichier).
- Stocker : la conserver dans des fichiers et des bases de données, pour la retrouver (la structure d’une base est étudiée au chapitre B1-02).
- Traiter : la trier, la calculer, la regrouper (chiffre d’affaires par pays, liste des factures échues, clients sans commande depuis un an).
- Diffuser : la faire parvenir à la bonne personne, au bon moment, sous la bonne forme (alerte, tableau de bord, fiche consultée avant un rendez-vous).
CDonnées de référence et données de mouvement
Le SIC contient deux grandes sortes de données. Les distinguer aide à comprendre pourquoi une erreur peut coûter si cher.
Données de référence, données de mouvement
Les données de référence (en anglais master data, « données maîtres ») décrivent ce qui est stable : un client, un fournisseur, un article, une devise, un pays. On les saisit une fois et on les réutilise des centaines de fois. Les données de mouvement (ou données de transaction) enregistrent ce qui se passe : une offre, une commande, une expédition, une facture, un paiement. Chaque mouvement reprend des données de référence.
| Famille | Données de référence | Données de mouvement |
|---|---|---|
| Tiers (clients, prospects, fournisseurs, prestataires) | raison sociale, adresses, pays, contacts, langue, numéro de TVA, numéro EORI, devise, Incoterm et lieu, conditions de paiement, coordonnées bancaires | comptes rendus d’appels et de visites, réclamations, relances |
| Articles | référence, désignation en plusieurs langues, poids, dimensions, code de nomenclature douanière, pays d’origine, présence d’une batterie au lithium | mouvements de stock |
| Prix et conditions | tarif export EXW Annecy (« à l’usine »), remises, tarifs du transitaire | offres et devis |
| Opérations | — | commandes, confirmations, listes de colisage (contenu de chaque colis), documents de transport, déclarations en douane, factures, règlements |
Si la devise de Fellcroft Outdoor est fausse dans sa fiche (EUR au lieu de GBP), chaque commande et chaque facture créées ensuite reprennent l’erreur. Une donnée de mouvement fausse touche une opération ; une donnée de référence fausse les touche toutes. C’est pourquoi la création et la modification des fiches de référence sont contrôlées.
Le code de nomenclature douanière d’un article (un code de 8 chiffres dans l’Union européenne, la « nomenclature combinée ») sert à calculer les droits de douane et à remplir les déclarations. C’est une donnée de référence de l’article, choisie par le service import et contrôlée avec les outils de la douane : sa détermination est étudiée au chapitre B2-08.
DLes codes qui relient tout
Dans un SIC, les données sont reliées par des codes. Un code est une suite courte de lettres ou de chiffres qui désigne une chose sans ambiguïté. Les noms changent d’orthographe ; un code bien attribué ne change pas.
Plusieurs codes viennent de normes internationales. ISO est l’Organisation internationale de normalisation. Sa norme ISO 3166 donne les codes des pays, et sa norme ISO 4217 ceux des monnaies : le code d’une devise reprend souvent les 2 lettres du pays, suivies de l’initiale de la monnaie (US + D pour le dollar américain, CH + F pour le franc suisse).
| Code | À quoi il sert | Exemple |
|---|---|---|
| Code client ou fournisseur (interne) | identifier un tiers de façon unique dans tous les logiciels | C-DE-001 pour Almfeld Sport GmbH |
| Code pays ISO 3166 | désigner un pays par 2 lettres, partout dans le monde | DE (Allemagne), CH (Suisse), GB (Royaume-Uni), JP (Japon), CA (Canada), CL (Chili) |
| Code devise ISO 4217 | désigner une monnaie par 3 lettres | EUR, GBP, JPY, USD, CHF, CAD |
| Règle Incoterms et lieu | fixer la répartition des frais et des risques | FCA aéroport de Lyon pour Yamakaze (FCA, « franco transporteur » : Drévalis remet la marchandise au transporteur choisi par le client, à l’aéroport de Lyon) |
| Numéro de TVA intracommunautaire | identifier une entreprise assujettie à la TVA dans l’Union | numéro de TVA d’Almfeld, vérifiable en ligne |
| Numéro EORI | identifier une entreprise auprès des douanes de l’Union | numéro de Drévalis, inscrit sur ses déclarations |
| Référence article | identifier un produit | Lueur 400, Crête Carbone |
Dans une fiche, choisis toujours le pays et la devise dans une liste déroulante fondée sur ces codes, jamais en texte libre. « Japon », « Japan », « JAPON » et « Jpn » font quatre pays différents pour un logiciel ; « JP » n’en fait qu’un.
ESIC et système d’information marketing
Le SIC est tourné vers les relations avec des partenaires connus. Le système d’information marketing (SIM) est tourné vers les marchés : études, statistiques, veille sur les concurrents et l’environnement d’un pays. Les deux se complètent : le SIM aide à choisir un nouveau marché, le SIC aide à y servir les clients. Le SIM est étudié au chapitre B3-03.
3. Les logiciels du SIC
Chez Drévalis, quatre familles d’outils se partagent l’information commerciale : le logiciel de relation client, le progiciel de gestion intégré, le tableur et les outils des opérations internationales. Chacun a ses fonctions ; le travail de l’assistant consiste à savoir lequel utiliser, et lequel fait foi en cas de contradiction.
ALe CRM, mémoire de la relation
CRM (gestion de la relation client)
Un CRM (en anglais customer relationship management, en français GRC, gestion de la relation client) est un logiciel qui centralise les informations sur les clients et les prospects et toutes les interactions avec eux (appels, e-mails, visites, offres, réclamations), pour personnaliser la relation et coordonner les personnes qui s’en occupent.
| Fonction | Ce qu’elle permet | Usage chez Drévalis |
|---|---|---|
| Comptes et contacts | une fiche par entreprise (le « compte », en anglais account), une fiche par personne (le « contact ») | Almfeld Sport GmbH et son acheteur Jonas Weidinger |
| Historique des activités | appels, e-mails, visites, comptes rendus, datés et signés | Claire relit l’historique de Yamakaze avant son rendez-vous de mars |
| Opportunités | suivi des affaires en cours, de la demande à la décision | demande d’offre d’Andesur Aventura du 19/11/2026 |
| Champs propres à l’international | langue de travail, fuseau horaire, pays, devise, règle Incoterms habituelle | savoir qu’on écrit en anglais à Megan Holloway, à Vancouver |
| Campagnes | sélection de contacts, envoi d’e-mails, suivi des réponses | invitation des distributeurs étrangers sur le stand d’un salon |
| Service client | enregistrement des réclamations | réclamation de Fellcroft sur des Lueur 900 (B1-08) |
| Tableaux de bord | indicateurs d’activité | nombre de contacts par pays, offres en cours (B1-10) |
Le CRM peut être installé sur les serveurs de l’entreprise ou loué en ligne (on parle de SaaS, software as a service, « logiciel en tant que service » : l’éditeur héberge le logiciel et facture un abonnement). Drévalis loue le sien, partagé entre le service commercial France et le service export.
Avant de rappeler Megan Holloway, Sofia ouvre la fiche Northbrae Outfitters Inc. Elle y voit : contact principal Megan Holloway (acheteuse), langue anglais, fuseau horaire de Vancouver (8 heures de moins qu’Annecy en hiver, 9 en été), dernier appel le 11/01/2027, une remise documentaire en cours (paiement contre remise des documents d’expédition par les banques, B2-11). Elle appelle à 17 h 30 à Annecy, soit 9 h 30 à Vancouver, et sait de quoi parler.
BLe PGI, colonne vertébrale de la gestion
PGI (progiciel de gestion intégré)
Un PGI (en anglais ERP, enterprise resource planning) est un logiciel composé de modules (ventes, achats, stocks, production, comptabilité…) qui partagent une base de données unique : une information saisie une fois est disponible dans tous les modules. Sa définition générale, ses avantages et ses limites sont vus en CEJM-16.
Pour une PME qui importe et exporte, ce qui compte, ce sont les fonctions internationales du PGI.
| Fonction | Ce qu’elle fait | Exemple |
|---|---|---|
| Multidevise | enregistre une commande et une facture dans la devise du client et garde la contre-valeur en euros (le même montant converti en euros) | facture de Fellcroft en GBP, comptabilisée en euros |
| Table des cours | conserve les cours de change utilisés, avec leur date | cours de référence de la Banque centrale européenne (BCE) du 20/10/2026 : 1 € = 0,84028 GBP |
| Multilingue | imprime les documents dans la langue du client | désignation « headlamp » au lieu de « lampe frontale » sur la facture de Fellcroft |
| Conditions de vente par tiers | applique automatiquement la règle Incoterms, le lieu, le délai et le mode de paiement de la fiche | « DAP Munich, virement à 30 jours fin de mois » (paiement à la fin du mois qui suit les 30 jours) sur chaque commande d’Almfeld |
| Documents export | édite la facture commerciale, la liste de colisage (en anglais packing list : contenu, poids et dimensions de chaque colis) | dossier d’expédition d’une palette pour Gratlauf |
| Données douanières des articles | stocke le code de nomenclature, le pays d’origine, le poids | reprises sur la facture et transmises au transitaire |
| Achats en devises | gère les commandes aux fournisseurs étrangers, les acomptes, les échéances | commande de tubes à Kaoyen en dollars américains (USD), 30 % d’acompte |
| Statistiques | chiffre d’affaires et marges par pays, par client, par gamme | ventes 2025 par pays (B1-09, B1-10) |
Une conversion enregistrée par le PGI
Données : offre de 600 lampes Lueur 400 à Fellcroft Outdoor, au prix tarif de 31,00 € l’unité ; affichage indicatif en livres sterling au cours BCE du 20/10/2026 (1 € = 0,84028 GBP).
Calcul : montant en euros = 600 × 31,00 € = 18 600,00 € ; contre-valeur en livres = 18 600,00 € × 0,84028 GBP/€ = 15 629,21 GBP.
Interprétation : le PGI fait ce calcul automatiquement à condition que la devise du client et le cours du jour soient correctement renseignés. Le prix réellement proposé dépend de la règle Incoterms et des frais (chapitre B2-07) ; le risque de change, du chapitre B2-13.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les PME comme Drévalis devront aussi les émettre sous forme électronique à partir du 1er septembre 2027, en passant par une plateforme agréée par l’administration. Pour les opérations avec des clients ou fournisseurs étrangers, la facture continue de circuler par le canal habituel, mais certaines données de l’opération sont transmises à l’administration, selon le même calendrier (« e-reporting », transmission électronique de données). Le PGI doit donc avoir des fiches tiers exactes : un numéro de TVA ou une adresse faux peuvent faire rejeter une facture ou une transmission. Le détail relève des chapitres B2-09 et B2-16 (economie.gouv.fr, à jour au 21/10/2026).
CQuel logiciel fait foi ?
Le CRM et le PGI sont interfacés chez Drévalis : ils échangent automatiquement certaines données (une offre acceptée dans le CRM devient une commande dans le PGI ; le PGI renvoie au CRM le chiffre d’affaires facturé et les retards de paiement).
| Question | Logiciel qui fait foi | Pourquoi |
|---|---|---|
| Qui est l’acheteur de Gratlauf et que s’est-il dit au dernier appel ? | CRM | information relationnelle |
| Où en est la demande d’offre d’Andesur ? | CRM | suivi des opportunités |
| Peut-on livrer 1 200 Crête Carbone en mars ? | PGI | stocks et production |
| Northbrae a-t-il réglé sa dernière facture ? | PGI | comptabilité clients |
| Quel chiffre d’affaires Almfeld a-t-il réalisé en 2025 ? | PGI | montants facturés |
| Dans quelle langue écrit-on à Yamakaze ? | CRM | préférence de communication |
En cas de contradiction entre deux logiciels, l’entreprise fixe une règle. En général, le PGI fait foi pour les montants (commandes, factures, règlements) et le CRM pour les relations (contacts, échanges, préférences).
DLe tableur, outil d’analyse et de contrôle
Le tableur (feuille de calcul organisée en lignes et en colonnes) ne remplace ni le CRM ni le PGI. Il sert à traiter une extraction de leurs données : contrôler un fichier, calculer, comparer, préparer un tableau.
| Fonction | Usage dans le travail sur les données |
|---|---|
| Import d’une extraction (fichier CSV, valeurs séparées par des virgules ou des points-virgules) | récupérer la liste des comptes export sortie du CRM |
| Tri et filtre | afficher les fiches sans devise, ou les clients d’un pays |
| Mise en forme conditionnelle | colorer automatiquement les cellules vides ou les doublons |
| Fonctions de recherche (RECHERCHEV, RECHERCHEX) | retrouver dans une autre liste le code pays ou la devise d’un client (RECHERCHEX existe dans Excel 2021, Microsoft 365 et LibreOffice Calc 24.8 ou plus récents ; sinon RECHERCHEV avec FAUX en dernier argument, ou INDEX et EQUIV) |
| Fonctions de comptage (NB.SI, NBVAL) | compter les fiches complètes, calculer un taux de complétude |
| Tableau croisé dynamique | regrouper le chiffre d’affaires par pays ou par devise |
| Graphiques | illustrer une note de synthèse |
Le tableur n’est pas une base de référence. Corriger une adresse dans le fichier extrait ne corrige rien dans le CRM : les corrections doivent être reportées dans le logiciel de référence. Sinon, deux versions de la vérité circulent, et la prochaine extraction ramène les erreurs. Le traitement avancé des bases (requêtes, tris, extractions) est étudié au chapitre B1-02, les tableaux de bord au chapitre B1-10.
ELes logiciels des opérations internationales
Le référentiel cite à part les logiciels de gestion des opérations de commerce international. Ce sont les outils qui servent à préparer, déclarer et suivre une importation ou une exportation. Une PME ne les possède pas tous : elle en utilise certains elle-même, d’autres par l’intermédiaire de son transitaire.
| Famille | Fonctions | Chez Drévalis |
|---|---|---|
| Logiciel de dédouanement | préparer et transmettre les déclarations en douane au service en ligne de la douane française DELTA IE (« I » pour import, « E » pour export), qui remplace les systèmes DELTA G et DELTA X ; transmission par échange de données informatisé (EDI : envoi automatique de données dans un format normalisé) | utilisé par Transcolline Logistique, qui représente Drévalis en douane |
| Portail du transitaire | réserver un transport, suivre les expéditions, consulter et télécharger les documents | accès client de Drévalis : Théo suit le conteneur de tubes Kaoyen parti de Taichung |
| Module ou logiciel de documents export | éditer facture commerciale, liste de colisage, demandes de certificat d’origine (document qui atteste le pays d’origine de la marchandise) | module du PGI |
| Outils publics de consultation | trouver un code de nomenclature et une estimation des droits (RITA, référentiel intégré du tarif automatisé, de la douane ; TARIC, tarif intégré de l’Union européenne), connaître les conditions d’accès d’un produit à un marché (Access2Markets, portail de la Commission européenne) | Mathieu et Théo pour les achats en Asie (B2-08) |
| Outils de vérification des identifiants | vérifier un numéro de TVA intracommunautaire (service VIES, VAT Information Exchange System, système d’échange d’informations sur la TVA), un numéro EORI (base de la Commission européenne) | Sofia, à chaque nouveau client de l’Union |
| Banque en ligne | virements internationaux, suivi des crédits documentaires (paiements garantis par une banque) et des remises documentaires | Nathalie (B2-11) |
Source : douane.gouv.fr, page « L’importation : DELTA IE — volet import » (mise à jour le 23/09/2026) et page « Connaître la nomenclature de votre marchandise » ; trade.ec.europa.eu (Access2Markets), consultés le 21/10/2026.
Tous ces outils reprennent les données de référence du SIC : raison sociale, adresse, numéro EORI, numéro de TVA, code de nomenclature, pays d’origine, règle Incoterms. Une donnée fausse dans la fiche se retrouve sur la déclaration en douane et sur les documents de transport. Organiser l’information commerciale, c’est donc aussi sécuriser les opérations.
FLes entreprises sont-elles équipées ?
PGI et CRM dans les entreprises (Eurostat, 2025)
Source : Eurostat, enquête sur l’usage des technologies de l’information et de la communication dans les entreprises, tableau isoc_eb_iip (données 2025, mise à jour du 27/02/2026). Champ : entreprises de 10 personnes ou plus, hors agriculture, industries extractives et secteur financier.
| Part des entreprises qui utilisent… | France, 10 personnes ou plus | France, 50 à 249 personnes | Union européenne, 10 personnes ou plus |
|---|---|---|---|
| un PGI (ERP) | 53,9 % | 80,1 % | 46,5 % |
| un logiciel de CRM | 30,7 % | 45,6 % | 28,5 % |
Interprétation : dans les entreprises françaises de la taille de Drévalis (50 à 249 personnes), environ quatre sur cinq ont un PGI, mais moins d’une sur deux a un CRM (34,5 points d’écart). Plus de la moitié de ces entreprises n’ont donc pas de CRM : en stage, tu rencontreras souvent des clients suivis dans le PGI, des tableurs et des boîtes de messagerie.
4. Collecter les données
Collecter, c’est faire entrer dans le SIC les informations utiles sur un client, un prospect, un fournisseur ou un prestataire. À l’international, la qualité de la collecte dépend de deux choses : savoir quoi demander, et savoir où trouver une information fiable.
ACe qu’il faut collecter
Une bonne fiche contient ce qui sert à agir avec le partenaire, pas tout ce qu’on peut trouver sur lui.
| Rubrique | Contenu | Pourquoi |
|---|---|---|
| Identité | raison sociale exacte, forme juridique, adresse du siège, pays (code ISO) | facturer la bonne entreprise |
| Identifiants officiels | numéro de TVA intracommunautaire (client de l’Union), numéro EORI si nécessaire, numéro d’immatriculation local | facture conforme, opérations douanières |
| Adresses de livraison | une ou plusieurs, avec horaires de réception | livrer au bon endroit |
| Contacts | nom, fonction, e-mail et téléphone professionnels (indicatif international), langue de travail | joindre la bonne personne dans sa langue |
| Conditions commerciales | devise, règle Incoterms et lieu, tarif, remises, délai et mode de paiement | appliquer automatiquement les bonnes conditions |
| Données logistiques | transporteur imposé, contraintes d’emballage, documents exigés | préparer l’expédition sans retour en arrière |
| Relation | fuseau horaire, canal préféré, historique, segment | adapter la communication |
Pour un fournisseur étranger, les rubriques sont symétriques : identité, identifiants, contacts, devise, règle Incoterms et lieu (FOB port de Taichung pour Kaoyen, c’est-à-dire « franco à bord » : Kaoyen remet les tubes à bord du navire), conditions de paiement (30 % d’acompte à la commande, 70 % payés contre les documents d’expédition), coordonnées bancaires, certificats qualité, délais. C’est Théo qui tient les fiches fournisseurs, sous le contrôle de Mathieu Perrod.
Collecter seulement ce qui est utile — à jour au 21/10/2026
Principe : le nom, l’e-mail professionnel et le téléphone d’un acheteur sont des données personnelles, même dans une relation entre entreprises. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose de ne collecter que les données utiles au but poursuivi (principe de minimisation) et de garder des données exactes, mises à jour si nécessaire (principe d’exactitude).
Conséquence : on note la fonction de Jonas Weidinger et sa langue de travail, pas sa date de naissance ni sa situation familiale. Les règles complètes (information des personnes, durée de conservation, sécurité, transferts hors de l’Union) sont étudiées au chapitre B1-02 et en CEJM-14 « Protéger les données personnelles ».
Référence : RGPD, règlement (UE) 2016/679, art. 5, 1, c et d (cnil.fr).
BLes sources internes
Une grande partie de l’information est déjà dans l’entreprise. Il faut la capter au moment où elle passe.
- Les documents : bons de commande reçus, confirmations, factures, documents de transport, déclarations en douane.
- Les échanges : e-mails, appels, visioconférences, visites. Chaque échange important donne lieu à un compte rendu dans le CRM, le jour même.
- Les autres services : la finance connaît les retards de paiement, la qualité les réclamations, la logistique les incidents de livraison.
- Les stages et déplacements : pendant ses quatre semaines chez Almfeld Sport à Munich, en mai 2026, Camille a appris comment l’entreprise organise ses commandes pour ses magasins ; ces informations ont leur place dans le CRM.
CLes sources externes à l’international
Pour un partenaire étranger, il faut souvent aller chercher l’information dehors. Toutes les sources ne se valent pas.
| Source | Ce qu’on y trouve | Niveau de fiabilité |
|---|---|---|
| Le partenaire lui-même : formulaire d’ouverture de compte, papier à en-tête, site internet | identité, adresses, contacts, conditions souhaitées | bon, mais déclaratif : à recouper pour les identifiants et la banque |
| Service VIES de la Commission européenne | validité d’un numéro de TVA intracommunautaire | officiel |
| Base EORI de la Commission européenne | validité d’un numéro EORI | officiel |
| Registres du commerce : Annuaire des entreprises (France) ; registres des pays de l’Union, interconnectés depuis juin 2017 et consultables par le portail européen e-Justice | existence légale, adresse du siège, dirigeants | officiel |
| Organismes d’appui à l’export : Team France Export (réseau de Business France, des chambres de commerce et d’industrie, de Bpifrance et des régions) | informations sur les marchés, demandes d’acheteurs étrangers (rubrique « Opportunités business »), guides des affaires par pays | sérieux, à dater |
| Salons, réseaux professionnels | contacts, cartes de visite, tendances | variable : à vérifier avant d’ouvrir un compte |
| Presse, sites non officiels, réseaux sociaux | actualité de l’entreprise, nominations | à recouper |
Sources : entreprendre.service-public.gouv.fr (fiche « Numéro de TVA intracommunautaire », vérifiée le 03/03/2025) ; douane.gouv.fr et economie.gouv.fr (numéro EORI) ; e-justice.europa.eu ; teamfrance-export.fr ; consultés le 21/10/2026. Les organismes d’appui sont présentés en détail au chapitre B3-09.
Il n’existe pas de base européenne qui donne le numéro de TVA d’une entreprise à partir de son nom : le service VIES vérifie un numéro qu’on lui donne. C’est donc au client de fournir son numéro, et à toi de le vérifier.
DLes identifiants officiels à vérifier
Deux identifiants reviennent dans presque toutes les fiches de l’Union européenne.
Numéro de TVA intracommunautaire
Le numéro de TVA intracommunautaire identifie une entreprise assujettie à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), c’est-à-dire soumise à cette taxe pour son activité, dans l’Union européenne. En France, il se compose de FR, d’une clé de 2 chiffres et du numéro SIREN de l’entreprise (9 chiffres, son identifiant au répertoire national des entreprises). Sa structure varie selon les pays. Il figure sur les factures et les devis.
Numéro EORI
Le numéro EORI (Economic Operators Registration and Identification, enregistrement et identification des opérateurs économiques) identifie une entreprise auprès des douanes de l’Union européenne. Toute entreprise établie dans l’Union qui fait des opérations de dédouanement doit en avoir un. En France, il se compose de FR suivi du numéro SIREN de l’entreprise, ou de FR suivi du numéro SIRET (l’identifiant d’un établissement), forme encore acceptée par les applications de la douane. Il est attribué gratuitement par la douane, en ligne (service SOPRANO), et devient actif 24 heures après sa délivrance.
Vérifier avant de facturer — à jour au 21/10/2026
Principe : le site officiel Entreprendre.service-public recommande de vérifier le numéro de TVA d’un partenaire européen avant chaque opération. Si le numéro est non valide, le client doit fournir une attestation d’assujettissement délivrée par son administration fiscale ; à défaut, il est facturé avec la TVA française. Les règles de TVA des échanges entre pays de l’Union sont étudiées au chapitre B2-09.
Pour la douane : un numéro EORI est obligatoire pour les opérations de dédouanement. La douane prévoit qu’à terme seule la forme « FR + SIREN » sera acceptée dans ses applications ; le calendrier de ce passage doit être annoncé par la douane : les fiches qui portent un numéro fondé sur le SIRET sont à surveiller.
Références : entreprendre.service-public.gouv.fr, fiche F23570 (vérifiée le 03/03/2025) ; douane.gouv.fr, démarche « Enregistrer votre entreprise auprès de la douane (numéro EORI) » et actualité « France Sésame : passage à l’EORI SIREN » ; economie.gouv.fr, « Numéro EORI : pourquoi et comment l’obtenir ? » (écrit le 29/12/2025).
EOuvrir un compte client export
Chez Drévalis, l’ouverture d’un compte suit une procédure écrite. Elle évite qu’une fiche incomplète entre dans le PGI et contamine les commandes.
Ouvrir un compte client export
- Rechercher d’abord si le client existe déjà (par son numéro de TVA, son nom sans forme juridique, le domaine de son adresse e-mail) : on ne crée jamais une fiche sans cette recherche.
- Envoyer au client le formulaire d’ouverture de compte, en anglais ou dans sa langue de travail.
- Vérifier les identifiants à la source officielle (VIES pour la TVA, base EORI si besoin, registre du commerce), et noter la date de la vérification.
- Saisir la fiche avec les codes normalisés (pays ISO, devise ISO, règle Incoterms et lieu, langue).
- Faire valider : conditions commerciales par Claire Vautrin, délai de paiement et coordonnées bancaires par Nathalie Grosjean.
- Activer la fiche dans le PGI et vérifier qu’elle remonte correctement dans le CRM.
Pour un client hors de l’Union, le formulaire est souvent rédigé en anglais. Voici un extrait de celui de Drévalis, signalé comme document en anglais.
Extrait du formulaire d'ouverture de compte (en anglais)
Customer account opening form — Company legal name (raison sociale exacte) ; Registered address (adresse du siège) ; Delivery address(es) (adresses de livraison) ; VAT / tax identification number (numéro de TVA ou numéro fiscal) ; EORI number, if applicable (numéro EORI, le cas échéant) ; Main contact: name, job title, business e-mail, phone with country code (contact principal : nom, fonction, e-mail professionnel, téléphone avec indicatif du pays) ; Preferred language (langue de travail) ; Invoicing currency (devise de facturation) ; Requested payment terms (conditions de paiement souhaitées).
Le vocabulaire de l’offre, de la commande et du paiement en anglais est travaillé dans ANG-17 « Vendre à l’international ».
5. Mettre à jour les données
Une fiche juste aujourd’hui sera fausse dans un an : les acheteurs changent de poste, les entreprises déménagent, les conditions évoluent. Mettre à jour, c’est corriger ce qui a changé, supprimer les doublons et contrôler régulièrement la qualité du fichier.
APourquoi les données vieillissent
On dit que les données se dégradent : sans entretien, une part du fichier devient fausse chaque année. À l’international, le phénomène est souvent plus difficile à voir, car on reçoit moins de signaux (pas de visite régulière, pas de presse locale lue).
| Événement | Qui le repère | Ce qu’on met à jour |
|---|---|---|
| E-mail de retour « destinataire inconnu » | toute personne qui écrit | contact principal, e-mail |
| Changement d’acheteur annoncé | export | contacts, historique (noter le départ) |
| Nouvelle adresse sur un bon de commande | ADV (administration des ventes) | adresse de livraison ou de facturation |
| Numéro de TVA signalé non valide par VIES | ADV | numéro de TVA, attestation, régime de facturation |
| Nouvelles conditions négociées | export, finance | règle Incoterms et lieu, délai de paiement, remises |
| Demande de changement de coordonnées bancaires | finance | coordonnées bancaires, après contrôle |
| Client sans commande depuis deux ans | export | statut (actif, inactif), relance ou archivage |
La règle d'or : corriger à la source
Une information se corrige une fois, dans le logiciel de référence, par la personne autorisée, et tout de suite. La correction est tracée : qui, quand, d’après quelle source. Le principe d’exactitude du RGPD va dans le même sens : une donnée fausse doit être corrigée ou effacée sans tarder.
BLes règles de saisie
La plupart des erreurs viennent d’une absence de règles. Drévalis a écrit les siennes après la fusion des fichiers.
| Règle | Exemple correct | À éviter |
|---|---|---|
| Raison sociale exacte, avec la forme juridique dans un champ séparé | « Almfeld Sport » + « GmbH » | « ALMFELD SPORT GMBH MUNICH » |
| Pays et devise choisis dans la liste ISO | JP, JPY | « Japon », « YEN » |
| Règle Incoterms toujours suivie du lieu | FCA aéroport de Lyon | FCA |
| Téléphone au format international | +81 suivi du numéro, sans le 0 initial | numéro local sans indicatif |
| Date au format JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ | 02/03/2027 ou 2027-03-02 | 3/2/27 |
| Nom et prénom dans deux champs, civilité à part | M. / Ishida / Kenta | « M. Kenta Ishida » dans un seul champ |
| Commentaires factuels et datés | « 11/01/2027 : demande catalogue 2027 en anglais » | jugements sur la personne ou sa nationalité |
Les zones de commentaires du CRM sont lues par plusieurs services et peuvent être communiquées à la personne concernée si elle le demande (chapitre B1-02). Écrire « client japonais, donc lent à décider » est à la fois inutile, inexact (c’est une généralisation sur un peuple) et risqué. On écrit un fait daté : « commande 2026 : 3 semaines entre l’offre et la décision, après validation interne du client ». L’analyse des cultures, avec ses précautions, est au chapitre B1-03.
CRepérer et traiter les doublons
Doublon
Un doublon est une deuxième fiche (ou plus) qui décrit le même tiers qu’une fiche existante. Les doublons dispersent l’historique, faussent les statistiques (un client compté deux fois) et provoquent des erreurs (une facture envoyée à l’ancienne adresse enregistrée dans la mauvaise fiche).
Après la fusion de décembre 2026, Camille trouve par exemple « Almfeld Sport GmbH » (créée en 2019 par l’export) et « ALMFELD SPORT » (créée en 2024 par un commercial France, après un salon). Elle trouve aussi « Almfeld Sport GmbH — Filiale Innsbruck » : ce n’est pas un doublon au sens strict, mais une adresse de livraison d’Almfeld en Autriche, qui doit être rattachée au compte principal et non former un compte à part.
Traiter les doublons d'un fichier
- Extraire le fichier au tableur et normaliser les noms (majuscules, sans forme juridique, sans accents) pour les comparer.
- Repérer les doublons probables : même numéro de TVA, même nom normalisé, même domaine d’e-mail, même téléphone.
- Confirmer chaque cas en regardant les fiches (une filiale ou une adresse de livraison n’est pas un doublon).
- Choisir la fiche maître : celle qui a l’historique de commandes dans le PGI et les identifiants vérifiés.
- Fusionner dans le CRM : reporter dans la fiche maître les informations utiles de l’autre fiche (contacts, historique), puis la désactiver.
- Faire valider la liste des fusions par Claire avant de l’appliquer, et tracer l’opération.
DContrôler la qualité du fichier
La qualité d’un fichier se mesure. On utilise plusieurs dimensions, et pour chacune un indicateur simple.
| Dimension | Question | Indicateur possible |
|---|---|---|
| Complétude | les champs obligatoires sont-ils remplis ? | taux de complétude |
| Exactitude | les données sont-elles vraies ? | part des numéros de TVA valides selon VIES |
| Cohérence | les données sont-elles compatibles entre elles ? | client allemand facturé en yens : anomalie |
| Actualité | les données sont-elles à jour ? | date de la dernière vérification |
| Unicité | chaque tiers n’a-t-il qu’une fiche ? | taux de doublons |
Taux de complétude
Le taux de complétude mesure la part des informations obligatoires effectivement renseignées.
Taux de complétude = nombre de cases remplies ÷ nombre de cases attendues × 100
Le nombre de cases attendues est le nombre de fiches contrôlées multiplié par le nombre de champs obligatoires.
L'état du fichier export de Drévalis le 18/01/2027
Données : 214 fiches export après la fusion, dont 23 doublons ; contrôle de 7 champs obligatoires sur les 64 clients actifs (60 dans l’Union européenne, 4 hors de l’Union). Cases remplies : adresse complète 61 ; code pays ISO 64 ; devise 58 ; règle Incoterms et lieu 49 ; conditions de paiement 60 ; e-mail du contact principal 55 ; langue de communication 40.
Calcul
- Taux de doublons = 23 ÷ 214 × 100 = 10,7 % des fiches ; après fusion : 214 − 23 = 191 fiches.
- Cases attendues = 64 fiches × 7 champs = 448 cases.
- Cases remplies = 61 + 64 + 58 + 49 + 60 + 55 + 40 = 387 cases.
- Taux de complétude = 387 ÷ 448 × 100 = 86,38 %.
- Champ par champ : Incoterm et lieu 49 ÷ 64 × 100 = 76,6 % ; langue 40 ÷ 64 × 100 = 62,5 % ; devise 58 ÷ 64 × 100 = 90,6 %.
Interprétation : 86 % paraît correct, mais ce taux global cache deux points faibles : près d’un quart des clients actifs n’ont pas de règle Incoterms complète, et plus d’un tiers pas de langue de communication. Ce sont les deux priorités de Camille. Le contrôle de l’exactitude complète la mesure : sur les 60 comptes de l’Union, 57 numéros de TVA sont valides selon VIES, 2 sont non valides et 1 est absent (57 ÷ 60 × 100 = 95,0 % de numéros valides).
Une fiche complète n’est pas forcément juste. « FCA » sans lieu remplit le champ mais ne sert à rien ; un numéro de TVA présent mais non valide est pire qu’un champ vide, car il donne une fausse assurance. Mesure toujours la complétude et l’exactitude.
ELes coordonnées bancaires, donnée à haut risque
L’IBAN (International Bank Account Number, numéro international de compte bancaire) identifie un compte pour les virements. Une modification de coordonnées bancaires mérite une attention particulière. Des escrocs se font passer pour un fournisseur ou un client connu et annoncent un « nouveau compte » : si la fiche est modifiée sans contrôle, le virement suivant part chez eux. À l’international, la distance, la langue et les fuseaux horaires rendent la vérification plus difficile, et l’escroc compte dessus.
Modifier un IBAN sans se faire piéger
- Ne jamais modifier des coordonnées bancaires sur la seule foi d’un e-mail, même s’il semble venir d’un contact connu.
- Rappeler le partenaire à un numéro déjà enregistré dans la fiche, jamais à celui du message, en tenant compte du fuseau horaire.
- Exiger un document bancaire au nom exact de l’entreprise et le comparer à la demande.
- Faire valider la modification par une deuxième personne (Nathalie Grosjean chez Drévalis).
- Tracer la modification et surveiller le premier paiement.
Le suivi des paiements et la sécurité des paiements internationaux sont repris aux chapitres B1-07 et B2-11.
6. Enrichir les données
Mettre à jour, c’est garder vrai ce qu’on sait. Enrichir, c’est savoir plus : ajouter à une fiche des informations qui aident à mieux vendre, mieux acheter ou mieux communiquer. L’enrichissement transforme un carnet d’adresses en outil de décision.
AQu’est-ce qu’enrichir ?
Enrichissement des données
Enrichir une base, c’est compléter les fiches existantes avec des informations nouvelles et utiles, venues de l’activité de l’entreprise ou de sources extérieures : un segment, un potentiel d’achat, une préférence de communication, un événement de la vie du partenaire, une information tirée d’un échange.
| Fiche | Information ajoutée | Source | Utilité |
|---|---|---|---|
| Yamakaze Trading | rendez-vous à préparer longtemps à l’avance, documents en anglais demandés avant la réunion | historique des échanges de 2025 et 2026 | préparer la visite de Claire en mars |
| Almfeld Sport | 14 magasins en Allemagne et en Autriche, commandes regroupées par saison | stage de Camille à Munich | prévoir les volumes et le calendrier des offres |
| Gratlauf Outdoor | transporteur qui charge chez Drévalis le jeudi | appels de la logistique | organiser la préparation des palettes |
| Andesur Aventura (prospect) | chaîne de magasins de plein air à Santiago, échanges en espagnol avec Sofia | demande d’offre du 19/11/2026 | adapter l’offre et la langue |
| Kaoyen Carbon Works (fournisseur) | fermeture d’usine pendant les congés du Nouvel An lunaire | e-mail du fournisseur | commander plus tôt en décembre |
BSegmenter les tiers
Un des enrichissements les plus utiles est le segment : une étiquette qui classe chaque tiers selon des critères communs, pour le traiter de façon adaptée.
| Critère | Valeurs possibles | Usage |
|---|---|---|
| Zone | Union européenne ; hors Union | TVA, douane, documents (B2-08, B2-09) |
| Type de partenaire | distributeur exclusif ; importateur-distributeur ; chaîne de magasins ; magasin indépendant | argumentaire, conditions |
| Monnaie de facturation | EUR ; devise | risque de change (B2-13) |
| Importance | grand compte (plus de 5 % du chiffre d’affaires export) ; autre | fréquence des contacts |
| Statut | prospect ; client actif ; client inactif | relances, archivage |
Le chiffre d’affaires (montant des ventes hors taxes) de chaque client vient du PGI : c’est ce qui permet de classer les comptes. L’analyse des ventes (ratios, tableaux de bord, statistiques) est étudiée aux chapitres B1-09 et B1-10.
CLes sources de l’enrichissement
- L’activité : chaque commande, chaque échange, chaque réclamation apporte une information. C’est la source la plus riche, à condition de l’enregistrer.
- Les personnes : commerciaux, stagiaires, techniciens qui ont rencontré le partenaire. Une information restée dans une tête ou dans une boîte de messagerie est perdue pour l’entreprise le jour où la personne part.
- Les sources externes : site du partenaire, rapport annuel, registres officiels, informations de Team France Export, salons, réseaux professionnels (chapitre B1-11).
- Les bases de données achetées : certaines entreprises louent ou achètent des fichiers de prospects étrangers. Avant tout achat, il faut connaître l’origine des données et les conditions de leur collecte (chapitre B1-02).
Enrichir ne veut pas dire tout garder. Une information enrichit une fiche si elle est utile à une décision ou à une action, sourcée (on sait d’où elle vient), datée (on sait si elle est encore vraie) et objective (un fait, pas un jugement).
DLe cycle de vie d’une fiche
Collecte, mise à jour et enrichissement ne sont pas trois tâches isolées : ils forment le cycle de vie d’une fiche, de sa création à son archivage.
7. Valoriser ce travail à l’E4
L’épreuve E4, la plus lourde du BTS (coefficient 7), repose sur des activités réelles décrites dans un dossier professionnel ; en forme ponctuelle, son oral comporte une phase de mise en œuvre d’outils numériques. Le travail sur les données clients et fournisseurs est une activité idéale à présenter : elle est concrète, mesurable et outillée.
ADans le dossier professionnel
Une mission comme celle de Camille se décrit dans une fiche d’activité du dossier professionnel. Le modèle officiel (circulaire nationale de la session 2026, annexe 9) impose ses rubriques ; pour cette mission, elles se remplissent ainsi :
- le contexte présenté : l’entreprise, la fusion des fichiers, les incidents constatés ;
- les objectifs fixés, chiffrés si possible : fichier sans doublon, complétude supérieure à 95 % ;
- la démarche mise en œuvre et les actions conduites, avec la langue de travail : extraction, contrôle, vérification à la source, validation, correction dans le CRM ; relances en anglais ;
- les ressources mobilisées : tutrice, données du CRM, temps passé ;
- les outils numériques utilisés (CRM, tableur, service VIES) et les fonctionnalités mises en œuvre (filtres, mise en forme conditionnelle, fusion de fiches) ;
- les résultats obtenus, chiffrés : 23 doublons fusionnés, complétude passée de 86,38 % à 98,66 % ;
- les compétences mises en œuvre.
Le modèle de fiche et les attentes précises de l’épreuve sont étudiés au chapitre B1-12.
BDevant la commission
| Question | Éléments de réponse attendus |
|---|---|
| Comment avez-vous repéré les doublons ? | nom normalisé, numéro de TVA, domaine d’e-mail ; vérification fiche par fiche ; filiale ≠ doublon |
| Pourquoi ne pas avoir corrigé directement dans le tableur ? | le logiciel de référence est le CRM ; corriger à la source, tracer |
| Comment savez-vous qu’un numéro de TVA est valide ? | vérification sur VIES, date notée ; attestation si non valide |
| How did you make sure the data were up to date? (en anglais : comment vous êtes-vous assuré(e) que les données étaient à jour ?) | I checked each VAT number on VIES, I e-mailed the clients to confirm their contact details, and I recorded the date of each check. (j’ai vérifié chaque numéro de TVA sur VIES, j’ai écrit aux clients pour confirmer leurs coordonnées et j’ai noté la date de chaque vérification) |
| Et si l’entreprise n’avait pas de CRM ? (variation) | tableur partagé avec règles de saisie et listes déroulantes, une seule version, sauvegardes ; limites : historique et partage moins faciles |
Devant la commission, une activité sur les données se défend avec un outil (le CRM, le tableur et leurs fonctions), une règle (correction à la source, vérification officielle, validation), un chiffre (taux de doublons, taux de complétude avant et après) et ton rôle (ce que tu as fait seul ou seule, ce qui a été validé par ton tuteur ou ta tutrice).
Erreurs fréquentes
| Erreur | Ce qu’il faut faire |
|---|---|
| Croire que le SIC est un logiciel | le SIC réunit personnes, matériels, logiciels, données et procédures |
| Créer une fiche sans rechercher si le tiers existe déjà | chercher par numéro de TVA, nom normalisé, domaine d’e-mail |
| Saisir pays et devise en texte libre | utiliser les codes ISO 3166 (pays) et ISO 4217 (devise) |
| Enregistrer une règle Incoterms sans son lieu | toujours « règle + lieu » : DAP Munich, FCA aéroport de Lyon |
| Corriger l’extraction au tableur et oublier le CRM | corriger dans le logiciel de référence, puis réextraire |
| Confondre une filiale ou une adresse de livraison avec un doublon | rattacher l’adresse au compte principal |
| Se contenter du taux de complétude | contrôler aussi l’exactitude (VIES), la cohérence et l’actualité |
| Modifier un IBAN à la demande d’un e-mail | rappeler à un numéro connu, double validation, traçabilité |
| Écrire des jugements dans les commentaires | noter des faits datés, utiles et objectifs |
| Collecter « au cas où » | ne collecter que ce qui sert (minimisation) |
L’essentiel du chapitre
À retenir
- SIC : partie commerciale du système d’information ; cinq composantes (personnes, matériels, logiciels, données, procédures) ; quatre fonctions (collecter, stocker, traiter, diffuser).
- Données de référence (tiers, articles, conditions) et données de mouvement (offres, commandes, factures) : une erreur dans une donnée de référence se répète dans toutes les opérations.
- Codes : code tiers interne, pays ISO 3166, devise ISO 4217, règle Incoterms + lieu, numéro de TVA intracommunautaire, numéro EORI.
- CRM : mémoire de la relation (comptes, contacts, activités, opportunités, langue, fuseau horaire). PGI : base unique de la gestion (multidevise, multilingue, conditions par tiers, documents export, statistiques). Tableur : contrôle et analyse d’extractions, sans être la référence. Outils des opérations internationales : dédouanement (DELTA IE, via le transitaire), portail du transitaire, outils publics (RITA, TARIC, Access2Markets), VIES et EORI.
- Collecter : ce qui est utile, auprès du partenaire et de sources officielles ; vérifier les identifiants ; procédure d’ouverture de compte avec validation.
- Mettre à jour : corriger à la source et tout de suite ; règles de saisie ; doublons ; qualité mesurée (complétude, exactitude, cohérence, actualité, unicité) ; IBAN sous double contrôle.
- Enrichir : ajouter des informations utiles, sourcées, datées, objectives ; segmenter les tiers.
- E4 : une activité chiffrée et outillée, présentée avec ton rôle exact.
Sources et références
- Arrêté du 25/11/2020 portant définition et fixant les conditions de délivrance du BTS « Commerce international », modifié (arrêtés du 7/01/2021 et du 13/12/2022) : annexe III, bloc 1, compétence « Exploiter les données clients/fournisseurs » et savoir « Système d’information commerciale (SIC) » ; annexe IV d, épreuve E4.
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5, 1, c (minimisation) et d (exactitude), texte publié sur cnil.fr, consulté le 21/10/2026.
- douane.gouv.fr : démarche « Enregistrer votre entreprise auprès de la douane (numéro EORI) » ; page « L’importation : DELTA IE — volet import » (mise à jour le 23/09/2026) ; démarche « Connaître la nomenclature de votre marchandise » ; consultées le 21/10/2026.
- economie.gouv.fr : « Numéro EORI : pourquoi et comment l’obtenir ? » (écrit le 29/12/2025) ; « Tout savoir sur la facturation électronique pour les entreprises » ; consultées le 21/10/2026.
- entreprendre.service-public.gouv.fr, fiche F23570 « Numéro de TVA intracommunautaire » (vérifiée le 03/03/2025), consultée le 21/10/2026.
- Eurostat, tableau isoc_eb_iip « Integration of internal processes by size class of enterprise » (données 2025, mise à jour du 27/02/2026), consulté le 21/10/2026.
- Gouvernement de la Colombie-Britannique (gov.bc.ca), page « Permanent daylight saving time » (heure fixe UTC − 7 depuis le 8/03/2026, plus de changement d’heure le 1/11/2026), consultée le 21/10/2026.
- ISO, pages « ISO 3166 — Country codes » et « ISO 4217 — Currency codes » (iso.org), consultées le 21/10/2026.
- Portail européen e-Justice, « Rechercher une entreprise dans l’UE » (registres du commerce interconnectés depuis juin 2017) ; Commission européenne, Access2Markets (trade.ec.europa.eu) ; Team France Export (teamfrance-export.fr) ; consultés le 21/10/2026.
- Aide de LibreOffice Calc, « RECHERCHEX » (« disponible depuis LibreOffice 24.8 »), help.libreoffice.org, et annonce de LibreOffice 24.8 (The Document Foundation, 22/08/2024 : ajout de XLOOKUP), consultées le 23/10/2026 ; Microsoft Support, « XLOOKUP function » (absente d’Excel 2016 et 2019), consulté le 23/10/2026.
- FuturBTS : CEJM-14 « Protéger les données personnelles », CEJM-16 « Le numérique change le management », ANG-17 « Vendre à l’international » ; Commerce international B1-02, B1-03, B1-07, B1-08, B1-09, B1-10, B1-11, B1-12, B2-03, B2-07, B2-08, B2-09, B2-11, B2-13, B2-16, B3-03, B3-09.
Contenu original FuturBTS. Drévalis SAS, ses clients, fournisseurs, prestataires et les personnes citées sont fictifs, ainsi que leurs chiffres et leurs procédures. Aucun passage, exemple ou exercice n’est repris d’un manuel existant.