Ce qu’est un système d’information comptable

a. Donnée. Un nombre seul : on ne sait ni ce qu’il mesure, ni en quelle unité.

b. Information. La donnée est datée, rattachée à un compte et à un tiers : elle répond à une question.

c. Donnée.

d. Connaissance. Deux informations sont rapprochées — le rang du client et sa limite d’encours — et le résultat appelle une décision.

e. Information, bien qu’incomplète : elle identifie un document, donc elle situe quelque chose. Une référence est déjà du contexte.

f. Connaissance. Le rapprochement de deux séries — les retards de paiement et les livraisons incomplètes — produit une explication qu’aucune des deux ne contenait.

Notez que la dernière est la plus précieuse et la plus difficile à obtenir : elle suppose que les deux données aient été collectées, conservées, et qu’on ait pu les relier. C’est exactement ce à quoi sert un système d’information.

a. Exhaustivité. Contrôle : rapprochement du journal des achats avec le registre des factures reçues, et vérification de la continuité de la numérotation interne.

b. Exactitude. Contrôle : contrôle de cohérence à la saisie — le montant hors taxes multiplié par le taux doit retomber sur la taxe — et rapprochement avec le bon de commande.

c. Intégrité. Contrôle : validation irréversible des écritures, et correction obligatoire par contre-passation. Un logiciel qui autorise la modification d’une écriture validée n’est pas conforme.

d. Traçabilité. Contrôle : lien systématique entre l’écriture et la pièce numérisée, vérifié par sondage.

e. Exactitude — mais par paramétrage, ce qui est bien plus grave. Une erreur de saisie touche une écriture ; celle-ci touche toutes les prestations depuis le réglage. Contrôle : revue annuelle du paramétrage, et contrôle de vraisemblance du rapport TVA collectée sur chiffre d’affaires.

f. Traçabilité — et confidentialité. On ne peut plus savoir qui a fait quoi, donc plus imputer une erreur ni détecter une fraude. Contrôle : identifiant nominatif obligatoire, mot de passe personnel, journalisation des connexions.

a. Aucun des quatre, en toute rigueur — et c’est la réponse.

Un logiciel peut permettre le rapprochement commande – facture, imposer des identifiants nominatifs et offrir un lien pièce – écriture. Mais aucune de ces fonctions ne s’active seule : elles se paramètrent, et surtout elles supposent qu’on change la façon de travailler. Les trois premiers problèmes sont des problèmes d’organisation, pas d’outil.

b. Le quatrième, le paramétrage — et gravement.

Un changement de logiciel est une occasion de repartir juste ; c’est aussi une occasion de reproduire à l’identique un paramétrage erroné, par simple reprise de l’existant. Et une erreur reprise dans un nouvel outil est plus difficile à détecter, puisque personne ne s’attend à ce que le neuf soit faux.

Le risque de reprise des données est du même ordre : des soldes d’ouverture repris sans contrôle transportent dans le nouveau système toutes les erreurs de l’ancien.

c. Modèle de réponse :

« Le nouveau logiciel est une condition, pas une solution. Il rendra possibles des contrôles que l’ancien ne permettait pas — rapprochement automatique commande – facture, identifiants nominatifs, lien vers la pièce numérisée — mais aucun de ces contrôles ne s’active de lui-même.

Je propose donc trois chantiers, dans cet ordre : revoir les procédures de réception et de saisie des factures ; reprendre le paramétrage à zéro au lieu de le recopier, en le faisant valider par l’expert-comptable ; contrôler la reprise des soldes d’ouverture poste par poste avant la bascule.

Sans ces trois chantiers, nous aurons les mêmes erreurs — simplement produites plus vite. »

a. Deux fonctions en cause, et c’est ce qui rend le diagnostic utile

· Le doublon — la collecte. Une même pièce est entrée deux fois dans le système. Rien n’a mal calculé : c’est la saisie qui a eu lieu deux fois.

· La facture saisie pour son montant toutes taxes comprises — la collecte, si c’est la saisie qui s’est trompée ; le traitement, si c’est un paramétrage de ventilation qui l’impose. Le total est juste, sa répartition ne l’est pas : la taxe déductible est partie dans la charge. Si c’est un réglage du logiciel qui a imposé cette ventilation, alors la défaillance est dans le traitement, et elle touche toutes les factures de ce fournisseur — c’est la première chose à vérifier.

· L’écriture sans pièce et l’identifiant partagé — la collecte. Un fait est entré dans le système sans sa pièce ni son auteur : rien ne relie l’écriture à un document ni à une personne. On ne peut ni la justifier ni l’imputer, et c’est la traçabilité qui est atteinte. Ce n’est pas un défaut de stockage : rien n’a été perdu après coup.

b. Le solde corrigé

Le doublon a porté une seconde fois le montant hors taxes :

· effet du doublon : 1 040,00 € de trop.

La facture du Nord aurait dû se ventiler ainsi :

· hors taxes : 4 830,00 / 1,20 = 4 025,00 €
· taxe déductible : 4 025,00 × 0,20 = 805,00 €
· vérification : 4 025,00 + 805,00 = 4 830,00 €

· effet de la mauvaise ventilation : 4 830,00 − 4 025,00 = 805,00 € de trop au 607.

Solde corrigé :

96 480,00 − 1 040,00 − 805,00 = 94 635,00 €

Et la troisième anomalie n’est pas chiffrée, parce qu’on ne sait pas encore ce qu’elle recouvre. Si aucune pièce n’est retrouvée, elle sort à son tour et le compte tombe à 94 635,00 − 2 600,00 = 92 035,00 €. Tant qu’on ne sait pas, on l’écrit et on ne la retire pas d’autorité : une écriture sans pièce n’est pas forcément fausse, elle est injustifiée, et ce n’est pas la même chose.

c. La correction d’une écriture validée

On ne modifie pas, on ne supprime pas : on contre-passe. Une écriture validée est figée, et c’est cette irréversibilité qui garantit l’intégrité.

On passe donc l’écriture inverse de la saisie en double :

· 401 Fournisseurs — débit 1 248,00 €
· 607 Achats de marchandises — crédit 1 040,00 €
· 44566 TVA sur autres biens et services — crédit 208,00 €

Contrôle de l’équilibre : 1 040,00 + 208,00 = 1 248,00 €. Débit = crédit.

Le libellé doit dire ce qu’il annule : « annulation double saisie facture Boisdirect n° 8812 ». Les deux écritures restent visibles, et c’est voulu : l’historique fait partie de la preuve.

d. Trois contrôles, un par anomalie

· Doublon : un contrôle d’unicité à la saisie sur le couple fournisseur et numéro de facture. Le logiciel refuse, ou au moins alerte. C’est un contrôle préventif, et il coûte un paramétrage.

· Ventilation : un contrôle de cohérence — la taxe déductible saisie doit retomber sur le montant hors taxes multiplié par le taux. Ici, un montant hors taxes sans aucune taxe déductible sur un fournisseur français aurait déclenché l’alerte.

· Écriture sans pièce : un identifiant nominatif pour chacun, et l’obligation de rattacher une référence de pièce à toute écriture. Tant que plusieurs personnes partagent un identifiant, aucune trace n’a de valeur — et la traçabilité est la qualité qui ne se rattrape jamais après coup.

a. La procédure, en cinq étapes

Chaque étape porte un acteur, un geste, une pièce et un contrôle — c’est ce qui distingue une procédure d’une description.

Étape 1 — l’assistante administrative. Toute facture reçue, papier ou courriel, est datée du jour d’arrivée, numérotée dans une séquence continue et numérisée immédiatement. Pièce : la facture. Contrôle : la continuité de la séquence — un numéro manquant se voit.

Étape 2 — le magasinier. À chaque livraison, il signe le bon de réception et note les manquants et les casses. Pièce : le bon de réception. Contrôle : quantités reçues comparées aux quantités commandées.

Étape 3 — la comptable. Elle rapproche les trois documents : commande, bon de réception signé, facture. Contrôle : prix facturé conforme à la commande, quantité facturée conforme à la réception. Sans bon de réception signé, la facture ne passe pas à l’étape suivante : elle part en attente et le fournisseur est relancé.

Étape 4 — la comptable. Elle enregistre, en rattachant la pièce numérisée à l’écriture. Contrôles : unicité du couple fournisseur et numéro de facture, cohérence entre montant hors taxes, taux et taxe déductible.

Étape 5 — le dirigeant. À l’échéance, il vise la liste des règlements éditée par la comptable, puis les virements partent. Contrôle : chaque ligne de la liste est adossée à une facture rapprochée.

b. Les deux justifications

· Saisir et payer ne se cumulent pas. Celui qui enregistre crée la dette ; celui qui paie l’éteint. Réunies, les deux permettent d’inventer un fournisseur et de le régler sans qu’aucune écriture ne paraisse anormale. Séparées, il faut deux personnes pour que la fraude passe — et c’est tout l’objet de la séparation des tâches.

· La numérisation se fait à la réception. Une facture est perdue entre le courrier et la saisie, jamais après. Numériser à l’arrivée date l’entrée du document, rend la perte du papier sans conséquence, et permet de savoir à tout moment ce qui est arrivé et pas encore saisi — c’est-à-dire de mesurer l’exhaustivité.

c. Ce que chaque étape garantit

· Étape 1 — l’exhaustivité : la séquence continue prouve que rien n’a disparu entre la boîte aux lettres et le journal.

· Étape 2 — l’exactitude : on paiera ce qui a été reçu, pas ce qui a été facturé.

· Étape 3 — l’exactitude encore, sur le prix cette fois.

· Étape 4 — la traçabilité : de l’écriture, on remonte à la pièce en un clic.

· Étape 5 — l’intégrité de la dépense, si l’on peut dire : rien ne sort sans être adossé à une opération contrôlée.

Ce que l’exercice montre : une procédure n’est pas la description de ce qu’on fait, c’est la liste des contrôles qu’on s’impose. Une étape sans contrôle ne sert qu’à faire avancer le papier.